El tono de los correos electrónicos: Definición y ejemplos

El tono de un correo electrónico revela la conexión emocional del autor con el destinatario o el asunto. El tono puede utilizarse para expresar una idea y ayudar al destinatario a entenderla al escribir correos electrónicos. Al enviar correos electrónicos, puedes utilizar una variedad de tonos para expresar tus ideas y mantener relaciones profesionales con colegas, jefes y clientes.

En este artículo, te explicamos cómo identificar y determinar el tono que debes utilizar en tus correos electrónicos.

¿Qué es el tono en los correos electrónicos?

El tono de tu mensaje transmite la actitud que quieres expresar a tu lector. A través de un correo electrónico, puedes expresar una amplia gama de actitudes, como la profesionalidad, la amabilidad o la esperanza. Tu mensaje es comprensible y sostenible si utilizas el tono adecuado, lo que te ayuda a desarrollar y mantener una relación estrecha con tu audiencia.

Puedes elegir entre muchos tipos de tono a la hora de redactar tu correo electrónico, dependiendo de tu relación con el destinatario. Si te diriges a tus compañeros de trabajo, puedes utilizar un tono amistoso o informal, mientras que si te diriges a un cliente o a un jefe, puedes utilizar un tono más formal o profesional. En algunos casos, puedes utilizar una mezcla de tonos estrechamente relacionados para transmitir mejor tu mensaje. Por ejemplo, si envías un correo electrónico a tu supervisor sobre un gran acuerdo de ventas que acabas de cerrar, tu tono podría ser profesional y entusiasta.

¿Por qué es importante el tono de los correos electrónicos?

El tono del correo electrónico es importante porque no puedes confiar en el lenguaje corporal ni en los tonos vocales para transmitir tu mensaje. Por eso, cuando quieras expresar un sentimiento concreto, centrarte en tu tono escrito puede ayudarte a transmitir esas emociones. Cada palabra que elijas es importante para elaborar un correo electrónico que sea claro y se entienda de la manera que pretendes. Estos son algunos consejos que debes recordar cuando envíes correos electrónicos profesionales:

  • Utilice palabras corteses y positivas.
  • Utiliza un lenguaje sin prejuicios y no discriminatorio.
  • Utiliza los emoticonos con moderación (normalmente sólo para correos electrónicos informales).
  • Escribe con un lenguaje claro y neutral.
  • Evite utilizar un lenguaje incendiario.
  • Evite escribir en mayúsculas.
  • Evita palabras de texto como «lol» o «k.»
  • Sé selectivo y minimalista con las interjecciones y los signos de puntuación que utilizas.
  • Sé muy preciso en la forma de empezar un correo electrónico porque marca el tono de todo el mensaje.

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Cómo utilizar el tono adecuado en los correos electrónicos

Cuando escriba su correo electrónico, tenga en cuenta estos pasos para una etiqueta de tono de correo electrónico adecuada:

1. Determine su público objetivo

Su público objetivo es la persona o el grupo al que se dirige. No importa si te diriges a un amigo, a un compañero de trabajo o a un grupo numeroso de destinatarios, es importante que pienses en lo cerca que estás de ellos. Si no está familiarizado con alguien, puede ser más seguro comunicarse con él en un tono profesional. Si la relación entre usted y el destinatario es más casual, puede considerar la posibilidad de comunicarse de manera más informal.

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2. Elegir el tipo y el mensaje del correo electrónico

Después de identificar quién es su público, determine el tipo de correo electrónico que debe enviar y qué información quiere que entiendan de su contenido. Tanto si se trata de un memorándum profesional como de una invitación para salir a comer, ciertos tipos de correos electrónicos se adaptan mejor a tonos específicos. Algunos factores que puede considerar al elegir el tipo y el mensaje de su correo electrónico son

  • Si necesitas que el destinatario responda
  • En qué formato desea que el destinatario responda, como una respuesta personal o un correo electrónico de respuesta a todo
  • A qué hora se envía el correo electrónico
  • La zona horaria del destinatario's
  • Cuánta información hay que incluir

3. Considere cómo el destinatario podría interpretar el tono

Una vez que elabore su correo electrónico, es útil releerlo y asegurarse de que el tono es el correcto. Considere la posibilidad de leer el correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para saber cómo suena. También puedes pedir a una persona imparcial, como un compañero de trabajo, que lea el correo electrónico y te diga cómo le ha hecho sentir. Obtener una perspectiva diferente del tono puede ayudarte a transmitir el mensaje que quieres. También puedes pedir a tu compañero de trabajo que revise el correo electrónico en busca de errores ortográficos o gramaticales para asegurarte de que tu mensaje es claro.

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3 ejemplos de etiqueta en el tono del correo electrónico

La mejor manera de determinar qué tono utilizar en sus correos electrónicos es practicar. Puedes escribir correos electrónicos de prueba basados en diferentes situaciones y escenarios para identificar qué respuesta y tono se adaptan mejor. Encontrar a un amigo o colega dispuesto a ayudarte es una buena manera de empezar.

Aquí tienes algunos ejemplos de correos electrónicos que te ayudarán a empezar:

1. Responder positivamente a un correo electrónico

Hola Dan,

Siento mucho la confusión. Es posible que hayamos confundido el calendario y accidentalmente le hayamos citado para hoy en lugar de mañana. Hágame saber qué horario le viene mejor y con gusto reajustaré el calendario de mañana para que se adapte a usted o reprogramaré su cita sin cargo adicional.

Agradece tu colaboración y comprensión,

Jean»

2. Envío de recordatorios rápidos

Hola Aisha,

Quería hacer un seguimiento de la tarea que discutimos ayer. Sólo como recordatorio, el profesor Lee quería que trajéramos mañana dos muestras con nuestro proyecto. Yo ya encontré mis muestras, así que avísenme si necesitan ayuda para encontrar las suyas.

Hablamos pronto,

Bobby»

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3. Escribir un correo electrónico alentador a varios destinatarios

Hola equipo,

Me alegro de que hayáis podido contribuir a la recogida de alimentos esta semana. ¡Gran trabajo! Aunque ahora mismo sólo estamos en segundo lugar, todavía tenemos mucho tiempo para recopilar más alimentos enlatados. Lo más importante no es que seamos los primeros, sino que demos lo que podamos para ayudar a los niños y a las familias necesitadas.

Gracias a todos y seguid con el excelente trabajo,

Sally»