Tono y estilo en la escritura: Definiciones y consejos para el lugar de trabajo

La escritura para el lugar de trabajo debe alterar el tono y el estilo para garantizar una comunicación adecuada. Tanto si redactas mensajes entre oficinas como si te diriges a los clientes, puedes mejorar tu trabajo conociendo los factores que influyen en tu tono y estilo.

En este artículo, analizamos qué son el tono y el estilo, describimos sus diferencias y examinamos los consejos para utilizar ambos con eficacia.

¿Qué es el tono en la escritura?

La actitud de un autor sobre un tema o sobre un público se conoce como tono. En respuesta a una queja por correo electrónico, por ejemplo, puedes mantener un tono serio y profesional. Puede escribir a un compañero de trabajo que le conoce desde hace tiempo en un tono más informal. Al trabajar, puedes tener en cuenta lo siguiente:

El propósito

Determine el motivo por el que está escribiendo el correo electrónico, el post o cualquier otro contenido. Si está comunicando resultados de ventas positivos, considere la posibilidad de utilizar palabras alentadoras y cambiar el tono con signos de puntuación como los de exclamación. Defina su propósito antes de escribir y revíselo después de hacerlo como si fuera el destinatario. Esto puede ayudarte a identificar si tu propósito es claro y si el tono lo apoya.

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El público

Su público es el lector o los lectores de su escrito. El tono al escribir a un cliente con el que te relacionas por primera vez y a un cliente habitual puede ser más conversacional a medida que construyes una relación. Al igual que el propósito, define tu audiencia antes de escribir. Si creas una publicación en las redes sociales, tu tono podría ser coherente con el resto de tu contenido de marca.

El mensaje

El mensaje es lo que quieres que el destinatario aprenda, considere o entienda de tu escrito. Puedes utilizar palabras contundentes como «debemos terminar esto inmediatamente» si quieres que el destinatario sepa que va a llegar tarde o algo más suave como «vamos a comprobar el estado de esto» si se acerca una fecha límite. En esta situación, el propósito de tu escrito es recibir una actualización del estado, y el mensaje es para que tus destinatarios entiendan tu urgencia. En el caso de las entradas de blog, piense en su mensaje para que el consumidor recuerde su marca después de haber terminado de leer.

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¿Qué es el estilo en la escritura?

El estilo es la combinación de técnicas que utiliza un escritor, como la sintaxis, la elección de palabras y el tono. Al igual que el tono, el estilo también puede variar en función del público. Por ejemplo, es posible que utilices palabras de la jerga y seas más indulgente con las reglas gramaticales con un miembro de tu equipo, pero las notas de los clientes pueden utilizar un lenguaje persuasivo, una gramática perfecta y un tono de bienvenida.

Hay cuatro estilos principales de escritura, todos los cuales puede utilizar en el lugar de trabajo:

Expositivo

La escritura expositiva es una escritura informativa que busca informar al lector o exponerle una información específica. Al escribir un texto expositivo puedes utilizar estadísticas, anécdotas, gráficos o comparaciones. Entre los ejemplos de escritura expositiva se encuentran los manuales de instrucciones o los artículos periodísticos. Puede incluir la escritura expositiva dentro de la narrativa más amplia de una entrada de blog para informar al lector, pero manteniendo la coherencia con la voz de su marca.

Narrativa

La escritura narrativa es una forma de contar historias. Esto puede incluir elementos tradicionales de la historia como el escenario, los personajes y la trama, o puede estructurar la escritura como las narraciones tradicionales con un principio, un medio y un final. Esto es importante en el caso de la marca digital, cuando explicas quién eres como empresa, hacia dónde piensas ir y el impacto de tu marca. Por ejemplo, si eres una empresa de bienestar que promueve opciones de comida saludable, puedes incluir recetas. Compartir una historia de su experiencia la primera vez que cocinó una comida específica es una escritura narrativa. Utiliza este estilo de escritura cuando intentes conectar con tus clientes.

Descriptivo

La escritura descriptiva es un estilo que incluye detalles sensoriales, lenguaje figurado e información específica para describir algo. Un ejemplo de ello son las descripciones de productos. En lugar de incluir elementos narrativos, las descripciones conectan con su audiencia a través de la experiencia y el recuerdo. Considere la posibilidad de escribir de forma descriptiva en una página de descripción de su negocio. Si vende jerséis, podría incluir información sobre sus productos' transpirabilidad, suavidad y durabilidad.

Persuasivo

La escritura persuasiva es un estilo que busca influir en su audiencia. Algunos ejemplos de escritura persuasiva son:

  • Anuncios
  • Materiales de marketing
  • Propuestas
  • Solicitudes de reunión

Debes ser claro y directo e incluir una llamada a la acción. Al igual que con otros tipos de escritura, debes tener en cuenta tu audiencia, el mensaje y el propósito a la hora de elegir el tono adecuado. Por ejemplo, si su jefe le encarga la búsqueda de un nuevo software de edición, podría revisar cinco programas y presentar una propuesta en la que detalle por qué su empresa debería elegir una determinada marca. Querrás mantener un tono profesional a la vez que persuasivo.

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Diferencias entre el tono y el estilo

La diferencia fundamental entre tono y estilo es que el tono es un elemento de estilo. Se intenta crear un tono determinado en un correo electrónico o en un contenido mediante diferentes elecciones de estilo. Luego, el lector, en su interpretación de tu escrito, determina el tono. Por ejemplo, si redactas un correo electrónico rápido con frases breves y muchas exclamaciones, pueden sentir que el tono es urgente, nervioso o frustrado. Incluso si estás comunicando algo de forma objetiva, como las estadísticas, tus elecciones de escritura crean un tono y quieres que éste refleje el contenido. Mientras que el tono afecta al estado de ánimo general de un escrito, el estilo refuerza su eficacia.

Consejos para utilizar el tono y el estilo en tus escritos

Aquí tienes algunos consejos para utilizar el estilo y el tono para escribir con más eficacia en el trabajo:

Sé directo

Ser directo por escrito significa utilizar un lenguaje activo y decir exactamente lo que quieres decir. Reduzca al mínimo las palabras de relleno siempre que sea posible, así como las preposiciones y los adverbios en la mayoría de las situaciones. Si te sales del tema, considera una revisión final para asegurarte de que todo lo que has incluido es necesario para lograr tu objetivo. Puedes mantener un tono positivo y amable incluso con un estilo de escritura directo.

Comprueba el tono

Cuando lea su contenido, asegúrese de que su tono refleja su propósito y su mensaje. En un correo electrónico informal a un colega, podrías empezar con «Hey,» mientras que empezar de forma tan informal con un cliente nuevo o potencial podría parecer poco profesional. Las palabras sueltas pueden tener efectos significativos en su mensaje. Por ejemplo, al describir un apartamento, podrías elegir la palabra «acogedor» en lugar de describirlo como «pequeño»

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Determinar el punto de vista

El punto de vista es tu relación con lo que dices. El uso de la segunda persona se dirige directamente a los individuos, mientras que la primera persona te incluye a ti y al destinatario en el contenido. Considere las diferencias de tono en las afirmaciones «Tiene que terminar esto para mañana» y «Tenemos que terminar esto para mañana» Decida qué punto de vista transmite su mensaje de forma adecuada para el contexto.

Adáptate con las tareas

Adaptar tu tono y estilo significa identificar la mejor manera de comunicar tu mensaje en cada escrito. Puede que escribas correos electrónicos formales, correos electrónicos informales, una entrada de blog, el lanzamiento de un nuevo producto y un eslogan publicitario, todo ello en una semana. Esto requiere ajustes de tono y estilo cada vez. Considera el tipo de estilo y los componentes del tono antes de escribir para crear la pieza más efectiva.

Edita el tono y el estilo

Edita tu escrito para comprobar que la gramática y la ortografía son correctas, asegurándote de que el texto es claro y el orden de la información es lógico. Para practicar, puedes escribir tres borradores de una solicitud de reunión: uno para tu jefe, el segundo para un colega informal y el tercero para un cliente que no conoces. La elección de palabras, desde los saludos hasta la información que puedes incluir u omitir, afecta al tono. Esto puede ayudarte a familiarizarte con el estilo y el tono y a mejorar tus habilidades de edición.