Cómo trabajar eficazmente: Qué significa y qué hacer

Mucha gente se esfuerza por encontrar la manera de trabajar eficazmente para que sus horas de trabajo sean lo más productivas posible. Sin embargo, aprender a trabajar con eficacia puede tener un impacto positivo no sólo en sus días de trabajo, sino también en su salud mental personal. Si le resulta difícil ser lo más eficaz posible en el trabajo, hay muchos métodos para aumentar su eficacia y puede elegir los que mejor le funcionen.

En este artículo, describimos lo que significa trabajar eficazmente y ofrecemos opciones para hacerlo, incluyendo formas de organizarse, consejos para las listas de tareas, métodos para reducir las distracciones y el estrés y para comunicarse mejor.

¿Qué significa trabajar eficazmente?

Trabajar eficazmente significa maximizar el tiempo que pasas en el trabajo para que seas productivo cuando lo necesites. También significa tener cuidado de no tener que trabajar más tiempo o más duro de lo necesario para lograr sus objetivos. Los que trabajan de forma eficaz no necesariamente trabajan más horas o más duro todo el día que sus compañeros, simplemente tienen una buena comprensión de cómo trabajan y cómo programar su tiempo de forma eficaz.

Planificar y programar el día lo mejor posible para completar las tareas que necesitas y al mismo tiempo cuidar de ti mismo y de tus niveles de estrés es muy importante, especialmente para aquellos que tienen mucho que hacer cada día. La mayoría de las personas no pueden trabajar a un ritmo frenético con el máximo esfuerzo durante toda una jornada laboral, por lo que organizarse para trabajar de forma eficaz puede ser muy útil.

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Cómo trabajar eficazmente

Estos son los consejos que puedes utilizar para aprender a trabajar con eficacia:

1. Manténgase organizado

Utilizar herramientas de organización para gestionar tu día es una de las mejores maneras de trabajar con eficacia. Esto puede incluir el uso de listas de tareas, horarios, calendarios, planificadores y aplicaciones que le ayuden a planificar su tiempo. Puede que te lleve tiempo descubrir la combinación correcta de métodos organizativos que son más útiles para tu forma de pensar y trabajar, pero tomarte ese tiempo para descubrirlo puede aumentar tu productividad en el futuro. Investigar lo que funciona para otros y probar diferentes métodos es una buena manera de encontrar lo que funciona para ti.

También es importante recordar que si una herramienta de organización no te ayuda personalmente, no pasa nada por probar otra cosa, incluso si a otros les resulta útil. Las mentes de las personas funcionan de forma diferente y hay muchos estilos de trabajo distintos. Además, si eres neurodivergente, es posible que lo que funciona para las personas neurotípicas de tu entorno no funcione tan bien para ti. Conocerse bien a sí mismo es una buena manera de encontrar la forma de organizarse de una manera que mantendrá y utilizará.

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2. Utilice una breve lista de tareas pendientes

Una lista de tareas pendientes demasiado larga puede parecer abrumadora e interminable, así que utilizar una lista de tareas pendientes corta puede ayudarte a mantenerte organizado pero no abrumado. Concentrarse en las tres o cinco cosas más importantes de la lista puede hacer que ésta parezca más manejable y le ayude a centrarse en las tareas más importantes. Es posible que haya otras cosas que sepas que tienes que hacer, y que decidas escribirlas para recordarlas. Pero la lista de tareas que mantiene accesible suele ser más eficaz cuando es corta.

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3. Crear una rutina

Tanto si realiza tareas similares todos los días como si tiene más variedad en su trabajo, crear una rutina puede ayudarle a gestionar su tiempo de forma eficaz y a saber qué puede esperar cada día. Por ejemplo, si descubres que sueles dedicar la primera hora del día a responder a los correos electrónicos o a realizar otras tareas administrativas porque eso te ayuda a ser más productivo, puedes decidir planificar que ese sea un tiempo fijo para estas tareas. Así no tendrá que preguntarse con qué va a empezar.

También puede descubrir que es más productivo a ciertas horas del día en comparación con otras y crear una rutina en la que sus tareas más difíciles caigan en sus horas más productivas. Las rutinas pueden ser reconfortantes y pueden ayudarle a evitar la incertidumbre sobre lo que debe hacer en cualquier momento del día.

4. Comuníquese bien

Una de las mejores maneras de trabajar eficazmente con tus colegas es comunicarte bien. La falta de comunicación puede provocar retrasos y problemas en la realización del trabajo, por lo que garantizar una comunicación clara puede ayudar a que el trabajo se realice de forma más eficaz. Esto significa hacer preguntas y obtener claridad sobre las tareas que se le asignan, así como comunicarse claramente con las personas con las que trabaja o en las que delega. Una buena comunicación también puede evitar que varias personas trabajen en la misma tarea sin ser conscientes del trabajo que están haciendo los demás.

5. Programe sus tareas

A medida que vas creando una lista de tareas y formando una rutina, puedes darte cuenta de que sabes cuál es el mejor momento del día para trabajar en ciertas tareas que tienes. Tal vez vea que mañana tiene cuatro horas de tiempo ininterrumpido y que tres de ellas caen en el momento del día en que es más productivo. Puedes decidir programar tus tareas más importantes para esas tres horas. De este modo, minimizas las interrupciones que pueden dificultar la realización del trabajo y utilizas lo que sabes de ti mismo para encontrar el momento adecuado para trabajar en las tareas clave.

6. Priorice sus tareas

Una cosa que puede ser útil cuando se utiliza una lista de tareas pendientes u otros métodos de organización para hacer un seguimiento de sus tareas es priorizar sus tareas. Para ello, puedes clasificar tus tareas utilizando números, o puedes agruparlas en categorías como "las más urgentes" "las menos urgentes" y "las no urgentes" También puedes organizar las tareas según el esfuerzo que te supongan, la concentración que necesites y la importancia que tengan. Cualquier cosa que te ayude a priorizar mejor tus responsabilidades puede ser útil.

Si priorizas tus tareas, puede ayudarte a decidir qué elementos limitados pertenecen a tu lista de tareas y cómo programar tu trabajo en esas tareas. Para algunos, eso puede significar hacer primero las tareas más urgentes, pero para otros puede ser trabajar en las tareas más urgentes cuando puedas concentrarte en ellas.

7. Evite las distracciones

Evitar las distracciones puede hacer que tus horas de trabajo sean más efectivas. Las distracciones pueden ser las charlas con tus compañeros de trabajo, las redes sociales, los mensajes no relacionados con el trabajo y muchas otras cosas relacionadas con tu teléfono móvil e Internet en particular. También es posible que, mientras trabajas en un proyecto más difícil y tratas de concentrarte, pienses en otras cosas que tienes que hacer o que quieres recordar. Cualquier cosa que te aleje de aquello en lo que necesitas concentrarte puede ser una distracción, y eso incluye tanto las cosas del trabajo como las personales.

Tu inclinación puede ser dejar lo que estás haciendo para ocuparte de lo nuevo que se te acaba de ocurrir, pero eso alarga tu proyecto actual y no es la forma más eficaz de trabajar. Algo que puedes hacer para ayudarte con esto es crear una lista de distracciones en papel, en tu teléfono o en tu ordenador. Cada vez que se te ocurra algo de lo que quieras ocuparte pero no quieras interrumpir tu trabajo actual, puedes añadirlo a la lista y resolverlo cuando hayas terminado con la tarea en la que estás intentando concentrarte.

8. Utilice su calendario para programar el tiempo de trabajo

Si tiene una agenda muy apretada, con muchas reuniones u otras demandas de tiempo, puede ser difícil encontrar tiempo para hacer el trabajo que necesita. Puede resultarle útil programar tiempo para usted utilizando su calendario. Esto puede recordarle cuándo quería centrarse en una determinada tarea, o simplemente puede bloquear el tiempo para que otros puedan programar reuniones durante ese tiempo reservado.

9. Ten cuidado con la multitarea

La multitarea puede ser útil en algunas situaciones, pero en otras sólo es una distracción. Ten cuidado con cuándo y cómo haces la multitarea, para que no te lleve más tiempo hacer dos tareas a la vez que hacerlas de una en una. Hay momentos en los que está bien hacer varias cosas a la vez y puede ser más productivo, así que tendrás que averiguar qué es lo más eficaz para ti en el trabajo.

Por ejemplo, puede que descubras que puedes escuchar el debate de una reunión y realizar algunas tareas administrativas al mismo tiempo, lo que te permite ahorrar tiempo. Pero también puede ocurrir que no puedas trabajar en un proyecto importante y responder a los correos electrónicos a medida que van llegando. Es importante entender qué es lo que funciona para ti y qué es lo mejor para tus tareas actuales.

10. Prepare su próximo día

Para muchos, decidir qué empezar al llegar al trabajo puede llevar algún tiempo. Es posible que tengas que organizarte, crear una lista de cosas por hacer o decidir cuáles son tus tareas prioritarias y, a menudo, eso puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, si dedicas algo de tiempo al final de tu jornada laboral a organizarte para el día siguiente, puede permitirte empezar a trabajar nada más llegar al trabajo.

Por ejemplo, cuando hayas terminado el día, probablemente tengas una buena idea de lo que tendrás que hacer al día siguiente. Puedes crear una lista con tus principales prioridades y objetivos para el día siguiente, así como con las tareas que quieres completar. Como es probable que todo esté más fresco en tu mente, probablemente te llevará menos tiempo escribirlo y prepararlo.

11. Marca tu progreso

Una de las mejores maneras de animarse a trabajar con más eficacia es marcar sus progresos. A medida que vayas consiguiendo cosas a lo largo del día y completando tareas, puedes tacharlas de tu lista de tareas pendientes o reconocer tu progreso de otras formas que te resulten útiles. Reconocer que ha progresado a lo largo de su jornada laboral puede ayudarle a sentirse con más ganas de emprender más cosas y a valorar los logros que ha conseguido a lo largo del día.

Además, si alguna vez necesitas detalles sobre tus logros para discutir durante la conversación sobre las revisiones de rendimiento, posibles aumentos o incluso un nuevo trabajo, tendrás un registro en el que mirar hacia atrás.

12. Reduzca su estrés

Una forma excelente de ayudarte a trabajar más eficazmente es reducir tu estrés. Esto puede ser un reto dependiendo del trabajo que hagas, tu vida personal y tu personalidad, pero encontrar formas de reducir tu estrés puede ayudarte a ser más eficiente, a sentirte más satisfecho con tu trabajo y a tener más facilidad para relajarte cuando no estés en el trabajo. Hay muchas formas de reducir el estrés, como la atención plena, el ejercicio, las pausas breves y muchos otros tipos de autocuidado. Encuentra lo que funciona para ti y utilízalo para mantener la calma durante tu jornada laboral.

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