PREGUNTAS FRECUENTES: Trabajar con eficacia y aprovechar el tiempo al máximo

Los empleados deben realizar sus tareas profesionales en un número limitado de horas a la semana. A menudo se enfrentan a tareas que compiten entre sí con distintos niveles de urgencia. Mantener la eficiencia en el trabajo requiere saber gestionar todas sus responsabilidades, completar las tareas a tiempo y hacer frente a los desafíos inesperados.

En este artículo, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el trabajo eficaz, incluyendo qué significa trabajar eficazmente, cuáles son los beneficios, qué tipos de eficacia hay y cómo se puede trabajar más eficazmente.

¿Qué significa trabajar con eficacia?

Es fundamental trabajar con eficiencia para aprovechar al máximo el tiempo y los recursos en el trabajo. Para ello, hay que eliminar las distracciones y el despilfarro para aumentar el rendimiento. Cuando se trabaja de forma eficiente, hay que canalizar el tiempo y la energía hacia tareas que hagan avanzar los objetivos finales.

Las empresas pueden hacer un seguimiento de la productividad de varias maneras. Estas pueden incluir:

  • Ingresos en el tiempo
  • Cuotas de los empleados
  • Ratios de eficiencia, incluyendo la rotación de inventario, la rotación de cuentas por cobrar, la rotación de cuentas por pagar y el ciclo de conversión de efectivo

Es importante que las empresas sepan si los empleados trabajan de forma eficiente, ya que esto influye directamente en los gastos de la empresa, en la calidad de los productos o servicios y en los beneficios.

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¿Cuáles son los beneficios de trabajar con más eficiencia?

Trabajar de forma más eficiente puede proporcionarle los siguientes beneficios:

  • Más tiempo: Al trabajar de forma más eficiente, puede completar las tareas en menos tiempo.
  • Aumento de la productividad: Al racionalizar sus esfuerzos de trabajo, puede completar más proyectos en un plazo determinado.
  • Mayor satisfacción en el trabajo: Aumentar su rendimiento y la calidad de su trabajo puede ayudarle a sentirse más satisfecho en su empleo.
  • Reconocimiento profesional: Un aumento de la eficiencia puede dar lugar a un reconocimiento por parte de los compañeros y los supervisores, incluyendo premios y ascensos.
  • 4. Aumentar la creatividad: Cuando trabajas de forma más eficiente y no te sientes constantemente atrasado, puedes empezar a añadir más tiempo a tu día para ser creativo, lo que puede llevar a ideas innovadoras y nuevos emprendimientos profesionales.
  • Reducir los costes: Los empleadores pueden ahorrar dinero en horas extras y en gastos adicionales relacionados con las horas de trabajo extra cuando los empleados se desempeñan con eficacia y eficiencia.

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¿Cuáles son los tipos de eficiencia en el trabajo?

Los dos tipos de eficiencia en el trabajo son la eficiencia estática y la eficiencia dinámica:

Eficiencia estática

La eficiencia estática se refiere a la mejora de los productos, servicios, procesos o procedimientos existentes. Se trata de evaluar el sistema actual y encontrar formas de hacerlo más rápido, más barato o más útil. Por ejemplo, pensemos en una empresa que utiliza un software de gestión de proyectos para controlar los plazos y asignar tareas a los miembros del equipo del proyecto.

La eficiencia estática podría incluir que el gestor de proyectos añadiera más formas de utilizar el software de gestión de proyectos, como la gestión del presupuesto del proyecto y las horas trabajadas en el mismo, para ayudar a aumentar la productividad sin gastar recursos adicionales.

Eficacia dinámica

La eficiencia dinámica consiste en crear nuevos sistemas, procesos o productos para aumentar la productividad. Por ejemplo, el gestor de proyectos del ejemplo anterior puede decidir que las reuniones semanales de progreso en la sala de conferencias están obstaculizando la creatividad. En su lugar, el gestor instituye sesiones bimensuales de brainstorming fuera de la oficina.

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¿Cómo puedes trabajar de forma más eficiente?

Estos son algunos consejos para ser más eficiente en el trabajo:

Priorice sus tareas

Decida qué tareas son las más importantes y cuáles son las más urgentes. Puede que no sean siempre las mismas tareas, por lo que este ejercicio le ayuda a planificar su día y más adelante la semana y el mes.

Tener un puesto de trabajo limpio

Asegúrate de que tu espacio de trabajo está limpio, bien iluminado y organizado antes de empezar a trabajar. Buscar papeles o suministros hace perder un tiempo valioso. Además, considera una silla y un escritorio ergonómicos para que puedas estar cómodo durante largos períodos de tiempo.

Limitar las distracciones

Apague la música, los programas y los podcasts. Cierra la puerta y utiliza una nota de cortesía pidiendo que no te molesten. Cierra las pestañas que no necesites en tu navegador, retén las llamadas y guarda el móvil.

Delegue o establezca un horario para el trabajo pesado

Es fácil que te quedes atrapado trabajando en tareas necesarias pero sin importancia. Fija un tiempo determinado para realizar estas tareas cada día, y no te pases. Si puedes, delega estas responsabilidades en empleados administrativos o becarios.

Planificar proyectos a largo plazo para evitar la procrastinación

Cuando se avecina un proyecto de gran envergadura, puede tener la tentación de dejarlo para más tarde. Sin embargo, esto puede hacer que se resienta la calidad de tu trabajo. Para evitar el agobio de un gran proyecto, divídelo en pasos manejables y planifica hacia atrás desde el plazo final. Establece objetivos a más corto plazo para cada componente del proyecto que te ayuden a mantenerte centrado y a cumplir el calendario.

Utilizar la tecnología

Considera la posibilidad de incorporar la tecnología para ayudarte a agilizar tus responsabilidades. Puedes beneficiarte de los siguientes consejos:

  • Cree una lista de comprobación para los procedimientos comunes que pueda compartir con otros.
  • Haz que los documentos se puedan compartir para que todas las partes relevantes puedan editarlos, en lugar de perder tiempo enviándolos de un lado a otro.
  • Utiliza un software de programación para agilizar la coordinación de fechas y horarios de reuniones y eventos.
  • Considera la posibilidad de utilizar programas o aplicaciones que puedan completar las tareas repetitivas por ti. Utiliza funciones de hoja de cálculo en lugar de entradas individuales y aprende atajos de teclado.
  • Mejora tu velocidad de escritura para trabajar más rápido.

Elimine las reuniones innecesarias

Las reuniones pueden interrumpir la productividad, y es difícil recuperar ese impulso. Determina si la información prevista en la reunión puede comunicarse de otra manera, como el correo electrónico, que requiera menos tiempo y energía de tus tareas.

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6. Programe su día para optimizar sus horas más productivas

Identifique el momento en que se siente con más energía y concentración. A algunas personas les gustan las mañanas, mientras que otras sienten una explosión de energía por la tarde. Programe su día en torno a estas horas punta para tener el mayor tiempo libre de distracciones durante las horas en que se siente más productivo.

8. Deshazte de los pensamientos que te distraen con una lista de tareas pendientes

Cuando tengas pensamientos que puedan desviar tu atención actual, como reuniones que programar o correos electrónicos que enviar, utiliza una lista de tareas pendientes para capturar esos elementos sin descuidar tu tarea actual. Así te aseguras de no olvidar el pensamiento mientras mantienes el impulso de ser productivo en el momento.

Haga pausas

Considere la posibilidad de programar descansos en su horario para ayudarle a restablecer su mente. Puede tomar un tentempié o dar un paseo rápido, pero debe desconectarse del trabajo durante al menos unos minutos varias veces a lo largo del día.

Reducir los correos electrónicos

En lugar de un intercambio de correos electrónicos que requiera de cuatro a cinco correos para llegar a una solución, considera la posibilidad de elaborar correos electrónicos con más información por adelantado. Sé claro y minucioso, explicando tus expectativas precisas en lugar de comentarios abiertos. Esto puede reducir el número de preguntas de los destinatarios, lo que le ayudará a emplear menos tiempo en responder.

10. Ten un plan de respaldo

Incluso con la agenda más organizada, surgen imprevistos. Prepárate para asumir estos retos sabiendo quién puede realizar qué tareas, qué plazos son flexibles y cómo puedes solucionar los problemas.

11. Dejar de hacer varias cosas a la vez

Intenta limitar el número de tareas en las que trabajas a la vez. Si es posible, crea tu horario de manera que puedas concentrarte completamente en un proyecto o tarea a la vez. Esto significa que mientras trabajas en una sola tarea, como la investigación, no estarás comprobando los correos electrónicos, desplazándote por las redes sociales o charlando con un compañero de trabajo. Cuando tu cerebro está cambiando constantemente entre diferentes tareas, tarda en alinearse con la nueva actividad, lo que lleva a una caída de la productividad cada vez que cambias de enfoque.

5. Cuida tu mente y tu cuerpo

Para rendir al máximo, tu mente y tu cuerpo deben estar sanos y alimentados. Considere la posibilidad de aplicar los siguientes consejos en su agenda:

  • Descansa lo suficiente
  • Pasar tiempo fuera del trabajo
  • Ejercicio
  • Coma comidas y tentempiés bien equilibrados y nutritivos a lo largo del día
  • Manténgase hidratado

Aprende a decir «no»

Para tener tiempo suficiente para completar tus tareas y hacerlas bien, debes aprender a rechazar las peticiones de tus compañeros o supervisores, cuando sea apropiado. Puedes ser cortés pero honesto sobre tus limitaciones de tiempo y compromisos previos.