Todo lo que debe saber sobre el trabajo desde casa

Con la continua difusión del COVID-19, muchas empresas han pedido a sus empleados que trabajen desde casa. Es probable que más empresas hagan lo mismo a medida que sigamos viendo los efectos del virus. Aunque puede parecer una transición sencilla, trabajar desde casa puede ser un reto, especialmente en lo que respecta a la productividad, la comunicación y la motivación.

En este artículo, hablaremos de las mejores prácticas para trabajar desde casa, como mantenerse motivado, productivo y saludable.

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Mantener la productividad mientras se trabaja a distancia

Aunque trabajar desde casa tiene sus ventajas, puede ser una distracción. Los recados, las tareas, la familia, los compañeros de casa, la televisión, las redes sociales y las mascotas pueden desviar fácilmente su atención. Aquí tienes algunos consejos para eliminar las distracciones y potenciar la productividad mientras trabajas desde casa:

1. Vístete para el éxito.

Puede resultar tentador salir de la cama y acercarse al ordenador portátil en pijama. Si estás vestido para dormir, puede ser mucho más difícil poner tu cerebro en modo de productividad. Intenta mantener tu rutina matutina habitual para establecer los límites entre el trabajo y la vida en casa.

En lugar de ir al trabajo por la mañana, puedes intentar realizar otra actividad para aumentar la productividad, como un paseo, un entrenamiento ligero o la meditación. A continuación, vístete y prepárate para el día y prepara un desayuno saludable. Vestirse para las tareas que tiene por delante le hará sentirse más motivado, y también es una práctica útil en caso de reuniones inesperadas por vídeo.

2. Establecer y seguir un horario.

Es importante separar tu horario de trabajo de tu tiempo personal en casa. Para que haya transparencia, comunique a su jefe cuál es su horario de trabajo cuando trabaje desde casa e indique en su calendario cuándo está disponible.

Aquí tienes algunos consejos sobre cómo gestionar tu horario diario para optimizar la productividad:

  • Comience cada día repasando las tareas que debe realizar para avanzar hacia sus objetivos ese día y a lo largo de la semana.
  • Priorice sus tareas comprendiendo la inversión de tiempo, la complejidad y el impacto de cada una.
  • Proporciona actualizaciones clave de la situación a tu jefe y a otros miembros del equipo con una cadencia acordada.
  • Realice pausas programadas regularmente para estirarse, salir al exterior y descansar el cerebro.

La salud y la productividad se resienten cuando no hacemos descansos regulares para nuestro cerebro y nuestro cuerpo. El cerebro es como cualquier otro músculo— necesita descansar. Estas pausas pueden adoptar cualquier forma, por ejemplo:

  • Meditando
  • Leer un capítulo de un libro
  • Escuchar un podcast
  • Hacer un vídeo corto de yoga
  • Dando un paseo

3. Crear un espacio de trabajo.

Si es posible, lo mejor es reservar un espacio separado en su casa para el trabajo. Esto le ayudará a separar sus actividades domésticas y laborales, y a aumentar la productividad cuando trabaje en su espacio designado. Comunica a tus amigos, compañeros de piso, que aunque estés en casa, estás fuera de tu horario de trabajo.

La tecnología de vídeo también es una herramienta increíble para aprovechar cuando se trabaja a distancia. Nos ayuda a estar conectados incluso cuando estamos muy lejos. Para optimizar tus reuniones por vídeo, deberías:

  • Prueba el micrófono, los altavoces y la cámara de tu ordenador antes de las reuniones importantes para asegurarte de que funcionan.
  • Sé consciente de tu fondo físico cuando estés en reuniones, cambia a algo más profesional cuando sea necesario.
  • Utiliza la cámara de vídeo siempre que sea posible—mantener la cámara encendida puede mejorar el entendimiento y la comunicación.

4. Presta atención a las bajas laborales.

La fusión del espacio de trabajo con el de casa puede provocar una falta de límites y descansos. Ponte de acuerdo con tu jefe y tu equipo sobre los resultados esperados del trabajo para centrarte menos en cuánto trabajas y más en lo que consigues.

Si sigues sintiéndote sobrecargado de trabajo, crea rituales de inicio y fin del trabajo, momentos de movimiento forzado (como pasear al perro, estiramientos programados) y descansos gamificados. Por ejemplo, prueba el Método Pomodoro, en el que te concentras durante 25 minutos y luego haces una pausa obligatoria de cinco minutos. He aquí otras formas de crear límites en torno al trabajo y el tiempo en casa:

  • Apagar el ordenador al final del día
  • Evite abrir el correo electrónico o el chat en línea después de haber decidido cerrar la sesión.
  • Identifica una actividad que comience alrededor de la hora en que necesitas desconectarte, como una clase de ejercicios, un recado o una cita con un amigo.

Comunicarse con compañeros de equipo a distancia

Cuando se trabaja desde casa, las comunicaciones en persona son limitadas. Esto significa que no se puede confiar en la creación de una relación de confianza a través de una pequeña charla, el lenguaje corporal y las expresiones faciales. Para mantener una comunicación sana con los compañeros mientras se trabaja a distancia, hay que tener en cuenta algunas cosas:

1. Programe reuniones diarias o semanales.

Para los equipos de software, un stand-up es una reunión diaria que involucra al equipo principal, destaca el progreso y ayuda a señalar los bloqueos. En el formato estándar de un stand-up, cada miembro del equipo viene preparado para responder a estas preguntas:

  • ¿En qué trabajé ayer?
  • ¿En qué estoy trabajando hoy?
  • ¿Qué problemas me bloquean?

El refuerzo diario de compartir los éxitos y planes individuales mantiene a todos entusiasmados con la contribución general del equipo a la organización.

2. Haz del chat online tu “oficina principal”

Muchas empresas y equipos utilizan el chat en línea para mantenerse conectados tanto a nivel personal como en temas relacionados con el trabajo. Puedes considerar la posibilidad de crear canales desenfadados en los que la gente pueda compartir actualizaciones sobre temas no relacionados con el trabajo, como la cocina, el ejercicio o las mascotas. También deberías utilizar el chat con regularidad para comunicarte con la mayor frecuencia posible en torno a los objetivos clave y el progreso hacia ellos.

3. Combate la falta de comunicación.

Comunicarse a distancia puede dar lugar a errores de comunicación y malentendidos. Esto se debe en parte a que la rica textura de la comunicación cara a cara (incluyendo el lenguaje corporal y las expresiones faciales) tiende a colapsar en el formato escrito.

Si notas que los mensajes van de un lado a otro o que el tono es negativo, úsalo como señal para usar el teléfono o el vídeo. Si te sientes ofendido o molesto por el mensaje de alguien, recuerda que tendemos a percibir los mensajes escritos neutros como negativos. En caso de duda, háblalo. Haga preguntas para entender las intenciones de su colega.

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4. Mantén el espíritu de equipo.

Al trabajar desde casa, es más importante que nunca crear espacios para interactuar con tus compañeros de equipo más allá de los proyectos y las actualizaciones de estado. Trabajar a distancia puede provocar sentimientos de soledad que pueden pillar desprevenidas a algunas personas. He aquí algunas formas de conectarse mientras se trabaja desde casa:

  • Utiliza el chat en línea como el enfriador de agua de tu oficina y la hora feliz.
  • Organiza un videochat opcional a la hora de comer para hablar de temas divertidos, como un libro que hayáis elegido leer juntos o vuestras comidas caseras favoritas para trabajar desde casa.
  • La creación de equipos virtuales puede ayudar a sustituir las valiosas formas de comunicación en persona que faltan en la oficina remota.

Gestionar un equipo a distancia

Dirigir a distancia puede suponer una serie de retos únicos, especialmente si se trata de una transición nueva para usted o su equipo. La planificación, la comunicación y el establecimiento de expectativas pueden ayudar a mantener la satisfacción y la productividad.

Aquí tienes algunos consejos para gestionar un equipo a distancia:

1. Comunicar expectativas claras.

Tómate un momento para planificar. ¿Qué necesitas conseguir, para cuándo y qué cambios tendrías que hacer en tu plan y objetivos trimestrales originales? Escríbalo para poder empezar a discutirlo con su equipo. Evitarás malentendidos si creas un documento que sirva como fuente de verdad. También puedes compartir el documento con las partes interesadas y otros equipos con los que colaboras.

Programe una reunión de equipo para discutir si hay nuevas expectativas y qué ha cambiado, si es que hay algo, con el trabajo a distancia. En su agenda, incluya:

  • Responsabilidades y propiedad de los objetivos
  • Con qué frecuencia se esperan actualizaciones y de qué forma (por escrito, videochat, grabación, stand-up)
  • Normas de comunicación (qué tecnología quiere utilizar para cada tipo de mensaje, tiempo de respuesta previsto, tiempo de oscuridad, etc.)

2. Cuide y proteja su tiempo 1-1.

Las reuniones 1-1’s son un momento para asegurarse de que usted y cada uno de los miembros de su equipo están trabajando en pos de los mismos objetivos, de que el trabajo que se está realizando es el correcto y, lo que es más importante, para comprobar el bienestar y el compromiso de su equipo.

Las revisiones periódicas impiden que los problemas más importantes se agraven, permiten una retroalimentación inmediata y regular, y promueven la comunicación abierta. Dedicar tiempo a los miembros de su equipo es aún más importante cuando se gestiona un equipo de forma virtual. Intente dedicar entre 30 minutos y una hora a cada uno de sus subordinados directos para una reunión de 1-1 cada semana.

Sacando el máximo provecho de los 1-1

Son muchos los factores que determinan la mejor manera de estructurar las reuniones para lograr el éxito, entre ellos las necesidades emocionales de las personas que dirige, su relación y el nivel de experiencia de los miembros del equipo. El elemento más importante para el éxito de una reunión 1-1 es la creación de un espacio en el que las personas se sientan cómodas discutiendo los temas y preocupaciones que tienen en mente. Estas reuniones son principalmente para el empleado y su participación es vital.

Consejo de experto: Prepárese para una agenda compartida. Te ayudará a proporcionar un contexto antes de la reunión y también permite que ambas partes se apropien de la reunión. Marca el tiempo de los temas que sabes que tienes que tratar.

Con la constante cobertura mediática de COVID-19 y esta nueva forma de trabajar a distancia para algunos, es posible que su equipo se sienta abrumado o ansioso. Una de las responsabilidades de un directivo es garantizar que su equipo se sienta apoyado e informado en todo momento.

Comience el 1-1 con una pregunta abierta. Esto permite que afloren los temas más importantes y prioritarios. Aquí tienes algunas preguntas que puedes probar:

  • ¿Cómo te sientes?
  • ¿En qué piensas?
  • ¿Sientes que tienes claras tus prioridades?
  • ¿Se siente en la onda?
  • ¿Se siente aislado del resto del equipo?
  • ¿Qué es lo que más te entusiasma?
  • ¿Qué es lo que más te preocupa?
  • ¿Cómo puedo ayudarles?

Una vez que haya escuchado completamente sus respuestas, sea un facilitador de soluciones. Descubre lo que les entusiasma, cómo puedes orientarles para que tengan éxito y desbloquearles para que hagan su mejor trabajo.

3. Proporcionar información de retorno con frecuencia.

Si los empleados están más familiarizados con el trabajo en un entorno de oficina en el que reciben comentarios a diario, el silencio en un puesto remoto podría causar incertidumbre o confusión. Es fácil suponer lo peor de su trabajo cuando no se sabe lo contrario. La retroalimentación regular permite a los empleados saber cuál es su posición, hace que todos estén en la misma página y reduce la posibilidad de una sorpresa y desacuerdos durante una revisión más formal.

4. Comparta la información relevante de forma rápida, inclusiva y organizada.

Mantenga a los empleados informados compartiendo la información ampliamente con todos los miembros del equipo de manera oportuna. Su liderazgo es necesario para compartir la información relevante que necesita para llegar a su equipo. Tómese el tiempo necesario para entender qué’se comunica, por qué y qué se pide a su equipo.

Elija el medio adecuado o una combinación en función del mensaje y sus implicaciones. Algunos mensajes requerirán un correo electrónico seguido de una reunión de equipo. Cuando se trabaja a distancia, sobre todo al principio, más comunicación es mejor que menos. A veces (y dependiendo de tu estilo de comunicación) puedes sustituir un largo correo electrónico por un vídeo.

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