16 Cosas a incluir en las políticas de trabajo desde casa

Permitir que los empleados trabajen desde casa conlleva importantes ventajas, como una mayor satisfacción laboral, un mejor compromiso y un aumento de la productividad. Cuando se establecen normas, se eligen las herramientas de comunicación adecuadas y se fijan los límites, se puede crear una experiencia a distancia en la que tanto la empresa como los empleados se benefician.

La transición del trabajo interno al remoto es un proceso delicado que requiere procedimientos claros para garantizar un entorno de trabajo sin problemas. En este artículo, analizamos las principales cosas que debe añadir a su documento de política de trabajo desde casa.

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¿Por qué son importantes las políticas de trabajo desde casa?

Las políticas de trabajo desde casa son fundamentales para que una organización funcione con eficiencia y eficacia cuando los empleados remotos forman parte del equipo. Estas políticas garantizan que, aunque los empleados no formen parte físicamente de la organización, todos sigan utilizando los mismos métodos de comunicación, herramientas y procedimientos para que la organización funcione de manera uniforme.

16 cosas que debes añadir a tu política de trabajo desde casa

Un excelente documento de política de trabajo desde casa establece claramente las responsabilidades de los empleados a distancia para que tengan éxito. A continuación se enumeran las 16 cosas más importantes que debe añadir a su documento de política de trabajo desde casa:

1. Los roles elegibles para trabajar desde casa

Los empleados a distancia suelen poder realizar ciertos trabajos, como la redacción, desde casa. En tu política de trabajo desde casa, indica qué trabajos de la empresa pueden hacer los empleados a distancia y cuáles requieren que los empleados trabajen en casa.

Puedes establecer un proceso de elegibilidad que permita a los empleados saber quién puede solicitar un puesto remoto. Por ejemplo, la política de trabajo desde casa de su empresa puede establecer que un empleado debe haber trabajado para la empresa durante al menos 180 días.

2. Un proceso de aprobación

Establezca un equipo de personas que se encargarán del proceso de aprobación y asegúrese de que los demás empleados saben a quién deben pedir consejo. El personal responsable de aprobar el trabajo a distancia puede dar a los posibles empleados a distancia formularios para rellenar e información sobre el tiempo que se espera para una respuesta.

Para el formulario de solicitud de trabajo desde casa, puede pedir a los empleados que incluyan la siguiente información:

  • La razón por la que desean trabajar desde casa
  • Su papel en el trabajo y cómo espera trabajar con la misma eficacia que en casa
  • Ya sea que quieran trabajar en horarios regulares o establecer sus propios horarios
  • La lista de beneficios de que trabajen desde casa

3. Las horas de trabajo requeridas

La política de trabajo desde casa de su empresa debe indicar a los empleados cuándo deben trabajar. Puede que prefiera establecer un horario específico para todos los empleados, independientemente de si trabajan a distancia o en casa. También puede optar por la flexibilidad y ofrecer a los empleados la posibilidad de trabajar cuando quieran siempre que las horas sumen un número determinado a la semana.

Si tu empresa requiere que los empleados se comuniquen rápidamente a través de mensajes de chat y que entreguen el trabajo de un miembro del equipo a otro a diario, el horario fijo podría ser el plan más eficaz. Sin embargo, si los empleados trabajan en proyectos a largo plazo y el contacto diario no es una prioridad, pueden comunicarse a través del correo electrónico. En este caso, puedes ofrecer a los empleados más flexibilidad.

4. Las formas en que los empleados pueden hacer un seguimiento de sus horas

Orientar a los empleados remotos sobre cómo hacer un seguimiento de sus horas es una parte integral de este proceso. A continuación se exponen las principales cosas que hay que tener en cuenta a la hora de proporcionar a los empleados unas directrices concretas:

  • Elige un sistema de control de horarios para todos los empleados, ya sea una app, tecnología interna o una hoja de cálculo.
  • Instruya a los empleados remotos para que registren sus horas con precisión.
  • Establece si los empleados remotos necesitan permiso para trabajar horas extras.
  • Explica qué deben hacer los empleados si tienen que hacer horas extras.
  • Enumera las consecuencias si los empleados a distancia trabajan horas no autorizadas o falsean el número de horas que han trabajado.
  • Indique a los empleados que sus horas requieren la aprobación final de su supervisor.
  • Establezca qué significa el tiempo trabajado. Incluya el tiempo dedicado a la comunicación con los compañeros y a la comprobación de los correos electrónicos del trabajo.
  • Explique cuándo, cómo y a quién deben presentar sus horas los empleados.

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5. Las normas de disponibilidad

Una forma de que el proceso de comunicación funcione eficazmente es establecer normas sobre cuándo deben estar disponibles los empleados, por ejemplo, en horas concretas del día. Durante este tiempo, los empleados deben estar localizables a través de la forma de comunicación elegida, como una cadena de correo electrónico o mensajes de chat.

Puedes designar herramientas de comunicación específicas para diferentes medios de comunicación. Por ejemplo, puedes utilizar una aplicación de organización para las discusiones esenciales para mantener informados a todos los que trabajan en un proyecto. Puedes utilizar el correo electrónico para la comunicación formal, las aplicaciones de mensajería para las charlas informales y las respuestas rápidas y una aplicación de vídeo para las reuniones virtuales.

6. El tiempo de respuesta previsto

A veces, no es posible establecer horarios específicos para la comunicación, como cuando hay una diferencia de husos horarios. En estos casos, es fundamental establecer un tiempo de respuesta para los empleados remotos. Por ejemplo, puede establecer un plazo de 24 horas cuando los empleados remotos viven en zonas horarias diferentes. Sin embargo, es posible que desee acortar el plazo cuando viven en la misma región.

7. Una medida para la productividad

La productividad es un indicador crucial de lo bien que le va a un empleado a distancia, pero la productividad tiene un aspecto diferente de un trabajo a otro. A la hora de definir las medidas de productividad, lo mejor es hacerlo en función de la función del empleado remoto. Por ejemplo, puede medir la productividad de un redactor por el número de artículos que genera a la semana. En cambio, el número de nuevos clientes puede ser una mejor medida de la productividad de un corredor de seguros.

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8. El equipo de apoyo disponible

Los empleados remotos pueden enfrentarse a problemas informáticos o de incorporación si son nuevos en el equipo. En tu política de trabajo desde casa, debes informarles de a quién deben dirigirse para obtener ayuda. Puedes incluir direcciones de correo electrónico que aborden cuestiones de apoyo específicas. Por ejemplo, puede tener un correo electrónico para cuestiones de TI, otro para cuestiones de horarios y otro para preguntas generales.

9. Una lista de herramientas recomendadas

Tu política de trabajo desde casa debe indicar a los empleados qué herramientas necesitan para su experiencia de trabajo a distancia. Por ejemplo, puede esperar que los empleados remotos utilicen su portátil personal para trabajar en lugar de que la empresa les proporcione un portátil de trabajo.

10. Las normas de seguridad requeridas

Promover las normas de seguridad para los empleados a distancia es un reto importante. Una forma de evitar los problemas de seguridad es aconsejar a los empleados remotos que no utilicen las redes Wi-Fi públicas. Puede promover la seguridad proporcionando a los empleados software cifrado para mantener los datos a salvo. Considere la posibilidad de proporcionar a los empleados remotos un ordenador portátil de la empresa y una red privada virtual (VPN) para evitar las amenazas a la seguridad. También puede dar instrucciones a los empleados remotos para que no trasladen los documentos de trabajo a sus portátiles personales ni respondan a los correos electrónicos desde sus portátiles personales.

11. Las políticas de confidencialidad

La política de trabajo desde casa debe recordar a los empleados la confidencialidad de los clientes y de la empresa. El documento debe informar a los empleados de si deben' discutir información sensible o celebrar reuniones con clientes en público.

12. Las formas en que los empleados pueden mantenerse informados

Elige a una persona o a un grupo de personas que se encarguen de mantener informados a todos los empleados, especialmente a los remotos. Puedes hacerlo asignando a una persona o a un equipo que envíe boletines semanales, quincenales o mensuales. Estos documentos deben detallar información importante, como notas sobre proyectos actuales, actualizaciones y sugerencias.

13. El código de vestimenta esperado

Para los empleados remotos que deben seguir comunicándose con sus colegas o clientes a través de videoconferencias, es vital añadir una nota sobre el código de vestimenta. Recuerde a los empleados remotos que deben mantener un alto nivel profesional cuando trabajan desde casa.

14. Las expectativas una vez que firmen la política

Los empleados que trabajan desde casa deben firmar una copia de la política de trabajo desde casa. Al devolver la copia firmada a la dirección, el empleado reconocerá que ha leído las condiciones y que entiende que puede perder sus privilegios de trabajo desde casa si las incumple.

15. Las formas de mantener la cultura de la empresa

Hacer que todos, incluidos los empleados remotos, se sientan parte de la cultura de la empresa es una excelente manera de nutrir a los empleados y mantenerlos contentos en su trabajo. Una forma de hacerlo es recordando a los empleados remotos las comodidades o privilegios de los que pueden disfrutar, enumerándolos en el documento de la política de trabajo desde casa.

16. Un método para dar feedback

Pedir a los empleados remotos que den su opinión una vez que hayan firmado la política de trabajo desde casa es una excelente manera de mejorar su documento. Los empleados pueden encontrar que algunas de sus preguntas no tienen respuesta o pueden experimentar problemas con ciertas herramientas de comunicación o privacidad. Contar con esta información es fundamental para crear una política de trabajo desde casa pulida que sirva a todos.

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