Cómo crear un informe de trabajo en curso de construcción

Un informe de obras en curso ayuda a las empresas de construcción y a sus clientes a planificar los gastos actuales y futuros. Los contables y la dirección suelen utilizar estos informes para comprender el estado de un proyecto. Disponer de un informe de obra en curso puede ayudar a determinar la tendencia de los beneficios brutos con respecto a la duración de la obra. En este artículo se explica qué es el trabajo en curso (WIP) en la construcción, por qué son importantes los informes de trabajo en curso, cómo crear informes WIP y mucho más.

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¿Qué significa trabajo en curso?

El trabajo en curso es un término de gestión de la cadena de suministro y de producción o construcción que describe proyectos parcialmente terminados a la espera de su finalización. El trabajo en curso se refiere a la mano de obra, las materias primas y los gastos generales incurridos para el proyecto de construcción en las diferentes etapas del proceso de construcción. El trabajo en el proyecto es un componente de la cuenta de activos de inventario en un balance. Posteriormente se pueden transferir sus costes a la cuenta del proyecto terminado y, finalmente, al coste de las ventas.

Dado que las obras en curso son también activos corrientes en un balance, sus cifras reflejan sólo el valor total de los productos o proyectos incompletos en el proceso de construcción. Los contables utilizan diferentes métodos para determinar los proyectos parcialmente terminados en WIP. Utilizan el informe WIP para determinar las tendencias de los beneficios hasta su etapa de construcción actual y saber cómo es probable que se beneficien del proyecto de construcción una vez terminado.

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¿Qué son las obras en curso?

Los trabajos de construcción en curso son una herramienta financiera esencial utilizada como cuenta del libro mayor en la que se puede registrar el coste total utilizado para construir un proyecto. Puede ser una de las cuentas de activo fijo más importantes, dados los considerables gastos relacionados con los proyectos de construcción. Estas cuentas tienen un saldo deudor dentro de la partida de propiedad, equipo y planta en un balance. Los trabajos de construcción en curso también pueden ser una de las formas precisas de determinar la rentabilidad real de la realización de los trabajos contratados.

Los costes de construcción de los activos se acumulan en la cuenta de obras en curso hasta que el proyecto se completa y se pone en servicio. Una vez finalizado el proyecto, se pueden registrar los costes acumulados con un débito en la cuenta de planta, proyecto y equipo correspondiente. Existen tres tipos principales de etapas de construcción e inventarios en el proceso de construcción, a saber

  • Materias primas: Estos son los suministros esenciales para los proyectos de construcción. Varían en función del proyecto y de los materiales necesarios para su realización.
  • Trabajo en curso: Como ya se ha definido, el trabajo en curso se refiere a los proyectos de construcción que todavía se están construyendo o que se han convertido en proyectos terminados.
  • Proyectos terminados: Los proyectos terminados han alcanzado la fase final de inventario y puede vender a clientes potenciales. Son proyectos de construcción que han completado el proceso de construcción.

La diferencia entre estas cuentas se basa en las distintas etapas de la construcción del proyecto. Sin embargo, pueden variar en función de una empresa de construcción y un proyecto concretos. Estas etapas se basan en el ciclo de vida del inventario' s de completar el inventario total.

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¿Por qué son importantes los informes sobre el trabajo en curso en la construcción?

Los informes WIP de construcción son herramientas esenciales para la gestión de riesgos en una empresa, lo que beneficia a las empresas de construcción y a las compañías de seguros y bancos. Los contratistas pueden utilizar los informes WIP de construcción para supervisar el progreso de sus proyectos de construcción y utilizar la información para analizar el rendimiento de su trabajo. También confían en los informes de trabajo en curso para hacer un seguimiento de los datos financieros importantes sobre sus proyectos de construcción actuales y anteriores. Determinar otra importancia de los informes de trabajo en curso de la construcción, incluyendo:

  • Aumentar la transparencia: Los informes de obra en curso muestran lo que una empresa ha realizado en una obra. Alertan al operador del proyecto de cualquier problema potencial, como un aumento imprevisto de los costes o un hito incumplido. Los contratistas utilizan los informes de trabajo en curso para identificar los problemas y gestionarlos para garantizar el éxito de sus proyectos.
  • Identificar oportunidades: Los informes WIP pueden ayudar a un contratista a encontrar oportunidades para mejorar la eficiencia de un proyecto de construcción. Los directores de proyecto pueden detectar áreas que requieren más personal y determinar cómo asignar la mano de obra para aumentar la eficiencia. También pueden detectar otras oportunidades que pueden ayudar a la empresa a reducir sus gastos y maximizar los beneficios.
  • Garantizar el cumplimiento de un contrato: Algunos contratos estipulan que un proyecto de construcción debe cumplir normas específicas. Un informe de trabajo en curso de construcción ayuda a los empleados de la empresa a tomar las medidas necesarias cumpliendo las especificaciones del contrato. También sirve como prueba de que el contratista ha cumplido las condiciones del contrato en caso de que un cliente tenga problemas con la empresa constructora.

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Cómo crear un informe de trabajo en curso de construcción

Los informes de trabajo en curso de la construcción pueden adoptar diversas formas, según el tipo de información que requiera el propietario del proyecto y el formato elegido. A continuación, se ofrecen pasos útiles para ayudarle a crear un informe de trabajo en curso de construcción:

1. Enumerar los detalles del trabajo

Comience cada informe WIP con los datos básicos de la obra. Asegúrese de rellenar el nombre del proyecto, la fase de construcción, la fecha de inicio, la fecha prevista de finalización y el tipo de construcción. También puedes incluir la fecha del informe, el responsable de los informes WIP de construcción, tu dirección y cualquier otra información relevante.

La información incluida en un informe WIP ofrece una amplia visión general del proyecto y una base de referencia sobre la situación del proyecto de construcción. También ayuda al propietario del proyecto a entender el informe que va a presentar.

2. Determina el tiempo

Las condiciones meteorológicas pueden afectar al sector de la construcción más que a cualquier otra profesión. Incluya antes una lista de las condiciones meteorológicas en su informe y muestre a los propietarios del proyecto cómo puede afectar el tiempo al proyecto de construcción. Por ejemplo, en un día lluvioso, el contratista podría tener que trabajar horas extra para completar el proyecto de un cliente. Al describir las condiciones meteorológicas, el contratista puede asignar un trabajo específico a los empleados para que lo completen ese mismo día.

Cuando hagas un informe sobre el progreso de la construcción, escribe una breve declaración que ofrezca al propietario del proyecto una excelente visión general del tiempo que has experimentado durante el proceso de construcción y cualquier acción de mitigación que hayas tomado.

3. Incluir las tareas completadas

Después de describir la situación general del proyecto de construcción, enumere todas las tareas completadas en su trabajo de construcción en el informe de progreso. Proporcione una o dos frases concisas en las que explique las tareas que ha completado su empresa hasta el momento y explique cuánto tiempo le ha llevado completar cada una de ellas. Describa lo que queda de todo el proyecto, ya que puede ayudar al propietario del proyecto a entender los progresos que realiza diariamente y si prevé que podrá cumplir el plazo del proyecto.

4. Enumera las horas trabajadas y los empleados implicados en la obra

Después de informar sobre lo que su equipo logró, enumere cómo utilizó sus recursos de construcción, incluyendo la mano de obra, los materiales y el equipo. Empezando por la mano de obra, enumere cada uno de los empleados junto con sus puestos y la duración de su trabajo. Asegúrate de incluir a todos los empleados cuando crees tus informes WIP de construcción, incluidos los subcontratistas. Sume todas las horas trabajadas y cree una lista de las personas que acudieron a la obra y no estaban en el programa de trabajo, pero que igualmente realizaron algún trabajo.

5. Enumerar el equipo y su uso

Asegúrate de enumerar cada pieza de equipo utilizada en la obra cuando crees tu informe WIP de construcción. Busque los números de los equipos relevantes para ayudar a identificar el uso de ese equipo y su importancia durante el proyecto. Si hay algún problema con el equipo durante la construcción, incluidos los daños, el mantenimiento o las reparaciones, cree una nota adicional para notificar al propietario del proyecto.

Haz una lista de los equipos disponibles en la obra que no se utilizaron, ya que podría ayudar a los propietarios del proyecto a encontrar formas de reducir los residuos. En tu informe, anota cuándo llegó el equipo, su fecha de salida o si todavía está en la obra.

6. Incluir los materiales y el uso

Los materiales son otros elementos esenciales que debes incluir en tu trabajo en el informe de progreso. Los propietarios del proyecto pueden exigirle que enumere el total de materiales que usted y su equipo han utilizado en una obra. Asegúrate de dividirlos en tipos de materiales y anota cualquier envío que haya llegado con retraso. Es posible que tu informe tenga que mostrar cómo tu empresa utilizó estos materiales para completar un proyecto.

7. Identificar posibles retrasos

Los retrasos son un problema que los contratistas saben que puede afectar a sus proyectos. Muchos contratistas quieren encontrar la mejor manera de gestionar estos problemas. En su informe de trabajo en curso, enumere cada acontecimiento que pueda hacer descarrilar su trabajo de construcción e incluya los posibles resultados. Por ejemplo, la entrega de materiales puede ser un retraso potencial que impida a su equipo completar el trabajo programado ese día.

Determine las mejores medidas de mitigación para ayudarle a gestionar los retrasos. Si asignas a los empleados a otro trabajo para gestionar los retrasos, puedes hacer una nota para mostrar cómo has conseguido evitar los retrasos en tu informe de progreso.

8. Añadir un informe de seguridad

Cada informe WIP puede incluir un informe de seguridad conciso que muestre cualquier problema de seguridad o de inspección durante el trabajo de construcción. Si el equipo de construcción no tuvo ningún incidente en el periodo reflejado en el informe , sólo se incluye una declaración que describa si se produjo la inspección y que señale que no se produjo ningún incidente de seguridad.

Incluya un informe detallado de los problemas de seguridad, aunque sean menores, en la obra y describa las medidas adoptadas para mitigarlos. También puedes incluir en tu informe una declaración que demuestre cómo has formado a tus empleados para que conozcan las medidas de seguridad en una obra.

9. Adjuntar fotos y documentos relevantes

Algunos programas de gestión de la construcción pueden ayudarle a crear informes de progreso que incluyan hechos y demuestren lo que está ocurriendo en una obra. Puede utilizar estas aplicaciones para cargar documentos y fotos relevantes que luego pueden incluirse en su informe WIP.

Las fotos son elementos útiles para añadir a tu informe de trabajo de construcción en curso porque demuestran el proceso de trabajo en la obra. Los documentos también mejoran las órdenes de compra o los planos para respaldar parte de la información que describes en el informe.

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