Planes de transferencia de conocimientos

Un sistema coordinado es la mejor manera de recoger y preservar los conocimientos de la organización. Cuando un miembro crucial del lugar de trabajo se marcha, es fundamental que no se lleve consigo información crítica. Puede establecer un programa de transferencia de conocimientos en su empresa para captar y difundir estos datos.

En este artículo, analizamos las ventajas de los sistemas de transferencia de conocimientos y cómo establecerlos.

¿Qué es la transferencia de conocimientos?

En la transferencia de conocimientos se intercambian conocimientos entre individuos, departamentos o toda la organización. Es un proceso de reconocimiento, registro y difusión de conocimientos. Se puede intercambiar directamente o acceder a él desde una base de datos central.

La información incluida en la transferencia de conocimientos puede ser interna, generada desde dentro de la organización, o externa, traída desde fuera de la organización. El conocimiento también puede serlo:

  • Explícitos: Esta información es relativamente fácil de registrar e intercambiar en forma de manual u otros archivos audiovisuales. Incluye cosas como procesos paso a paso.
  • Tácito: Esta información es el resultado de la experiencia acumulada y es más difícil de retener en una forma fácilmente accesible. El conocimiento tácito incluye los posibles escollos de ciertas tareas o procesos y las soluciones que la organización ha probado antes con éxito o sin él.

Un sistema de transferencia de conocimientos debe ser deliberado y estructurado, con resultados cuantificables para garantizar su eficacia.

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Por qué es importante la transferencia de conocimientos en el lugar de trabajo

La transferencia de conocimientos es esencial porque permite conservar los conocimientos dentro de la organización a pesar de la rotación de personal. Un buen sistema de transferencia de conocimientos permite que la experiencia de un individuo se convierta en la experiencia de la institución. De este modo, las personas no tendrán que redescubrir los conocimientos adquiridos anteriormente cada vez que alguien se incorpore o abandone el equipo. Un sistema informal deja espacio para que los conocimientos se pierdan o se transmitan de forma ineficaz, o sólo a determinadas personas. Un sistema formalizado de transferencia de conocimientos puede ayudar a garantizar que la información vital se recoja y se transmita a todos cuando sea necesario.

La transferencia de conocimientos es útil en el lugar de trabajo porque permite

Retener los conocimientos adquiridos en los proyectos realizados

Al conceptualizar, desarrollar e implementar un proyecto, puede haber lecciones que pueden ayudar a agilizar futuros proyectos. Los planes de transferencia de conocimientos te permiten captar esa información.

Aplicar las lecciones aprendidas

Además de ayudarle a reunir conocimientos, un plan de transferencia de conocimientos también puede ayudarle a organizar y distribuir esos conocimientos cuando sean más útiles para el siguiente proyecto. De este modo, la transferencia de conocimientos hace que la organización sea más receptiva.

Aumenta la eficacia de la formación de los nuevos empleados

Una persona que es nueva en la organización puede beneficiarse de los conocimientos colectivos de los empleados anteriores y actuales. De este modo, puede integrarse más rápidamente y sin problemas en el equipo.

Agilizar el traslado de un empleado a un nuevo departamento o puesto

Al igual que un nuevo contratado, un empleado que cambia de un puesto a otro puede acceder a los conocimientos retenidos para acelerar la transición a las nuevas responsabilidades. También puede utilizar el sistema de transferencia de conocimientos para compartirlos con su sustituto.

Centralizar los conocimientos de la organización

Un sistema de transferencia de conocimientos ayuda a la organización a mantener sus conocimientos institucionales en un lugar común. La información dispersa puede ser difícil de organizar y puede perderse permanentemente.

Promueve una cultura organizativa de aprendizaje

Un sistema de transferencia de conocimientos establecido que todos los empleados utilicen y al que contribuyan puede ayudar a que todos se sientan alineados para preservar el conocimiento colectivo de la organización.

Cómo desarrollar un plan de transferencia de conocimientos

Los siguientes son pasos que puede utilizar para desarrollar un plan de transferencia de conocimientos en el lugar de trabajo:

1. Identificar a las personas con conocimientos esenciales

Piensa en las personas que tienen información crítica para las funciones de la organización. Pueden ser las personas a las que todo el mundo acude con ciertos tipos de preguntas o para que les ayuden con procesos específicos. Busque a las personas reconocidas como las únicas que saben hacer una determinada tarea o cuyas funciones no podrían cubrirse si se marcharan.

2. Captar los conocimientos importantes

Una vez que haya identificado a las personas que poseen información esencial, puede incentivarlas para que la compartan. Considere la posibilidad de darles un tiempo designado para hablar en las reuniones o invíteles a participar en programas de tutoría. También puede agilizar el proceso de recopilación de la información y su aportación a sus bancos de conocimientos. Puede proporcionar plantillas u hojas de cálculo para que a los poseedores de conocimientos les resulte fácil compartir lo que saben. Puede optar por crear un puesto o equipo dedicado a gestionar este proceso.

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3. Almacenar y distribuir los conocimientos

Sería útil almacenar los datos de forma bien organizada y fácilmente accesible. Si la información es fácil de encontrar, más personas estarán dispuestas a buscarla. Intente que los conocimientos estén disponibles en múltiples formatos. No tienen por qué ser todos digitales. También puede haber transferencias de persona a persona, lo que es especialmente importante para el conocimiento tácito.

Ejemplos de formas de compartir información

  • Procedimientos operativos estándar
  • Boletines informativos
  • Blogs
  • Vídeos de instrucciones o seminarios web
  • Wikis, bases de datos de intranet y bibliotecas de documentos o plantillas
  • Programas de tutoría y entrenamiento o aprendizajes
  • Simulaciones y juegos
  • Podcasts

A la hora de elegir sus formatos de almacenamiento y distribución, tenga en cuenta a quién va y a quién viene la información. Por ejemplo, a medida que el conocimiento pasa de una generación a otra, puede ser necesario adaptar el estilo de información para que sea accesible a todos los implicados. Puede ser útil identificar a una persona o grupo específico que distribuya los conocimientos según convenga. También pueden hacer un seguimiento para asegurarse de que la información se ha recibido y ha sido útil.

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4. Utilizar los conocimientos

Puedes dar ejemplo utilizando los conocimientos recopilados y animando a otros miembros de tu organización a hacerlo. Considere la posibilidad de organizar sesiones de formación para ayudar a los miembros de su organización a entender cómo sacar el máximo partido al depósito de conocimientos. Invite a quienes accedan a los conocimientos a enviar comentarios sobre su calidad y utilidad. También puede fomentar el análisis de los datos recopilados para generar nuevas conclusiones.

5. Seguir haciendo y recopilando conocimientos

Puede añadir a su repositorio conocimientos externos procedentes de expertos del sector y celebrar reuniones de intercambio de ideas para resolver problemas con los miembros de su organización. Con el tiempo, siga manteniendo y actualizando el repositorio de conocimientos con un plan continuo para recopilar conocimientos de determinados puestos o grupos y transferirlos a otros. De este modo, puede hacer que forme parte de la cultura organizativa el hecho de compartir la información libremente. También es importante actualizar o sustituir la información a medida que vaya quedando obsoleta.