Trazabilidad: Definición, ventajas y consejos de aplicación

Muchas empresas supervisan un complejo ciclo de desarrollo de productos que tiene muchas etapas y elementos. Una de las formas en que las empresas pueden gestionar mejor sus ciclos de desarrollo de productos es mediante un proceso conocido como trazabilidad.

En este artículo, analizamos la importancia de la trazabilidad y proporcionamos algunos consejos sobre cómo puede utilizar mejor este proceso en su empresa.

¿Qué es la trazabilidad?

La trazabilidad es el proceso de seguimiento del ciclo de desarrollo del producto. Con la trazabilidad, se documenta cada etapa del proceso de producción, desde la llegada de las materias primas hasta la entrega de los productos acabados. Esta documentación puede ayudar a las empresas a retirar rápidamente los productos defectuosos, agilizar su producción y cumplir la normativa.

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¿Por qué es importante la trazabilidad?

Hay varias razones por las que es importante implementar la trazabilidad dentro del ciclo de desarrollo de su producto, como por ejemplo:

Cumplir con las obligaciones

Muchas industrias manufactureras operan bajo regulaciones gubernamentales. Si este es el caso de su organización, puede ser un requisito legal que implemente la trazabilidad. Por ejemplo, para muchas plantas de procesamiento de alimentos es esencial contar con un sistema de seguimiento y retirada de alimentos potencialmente peligrosos en la cadena de suministro.

Determinación de las causas profundas

La trazabilidad permite a su empresa realizar un análisis de la causa raíz, que es una revisión en profundidad para determinar el origen de un problema. La realización de estos análisis puede ayudarle a prevenir errores y a mejorar cualquier área de bajo rendimiento en su producción.

Por ejemplo, si sus productos tienen un defecto al final de la línea de producción, un análisis de la causa raíz determina qué parte de la línea de producción causó el defecto. Dado que la trazabilidad implica la recopilación de información sobre cada etapa de un proceso de fabricación, facilita mucho la realización de este tipo de análisis.

Obtener un mejor valor

Gracias a la trazabilidad, las organizaciones conocen mejor su proceso de fabricación. Con esta información, pueden encontrar formas de rediseñar el proceso y hacerlo más eficiente. Este proceso se conoce como mapeo del flujo de valor o mapeo del flujo de materiales e información. Examinando de cerca los pasos de su operación, el número de materiales que necesita y el tiempo que se tarda en completar cada paso de la producción, puede identificar formas de obtener un mejor valor de sus recursos.

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Mantener la responsabilidad

Cuando hay un problema con un producto, es importante resolverlo lo antes posible. Hacerlo puede ayudar a ahorrar dinero a su organización o evitar la pérdida de clientes. Dado que la trazabilidad le ayuda a identificar rápidamente el origen del problema, puede resolverlo lo antes posible. Esto ayuda a su organización a mantener su responsabilidad e integridad.

6 consejos para mejorar la trazabilidad

Para mejorar la trazabilidad dentro de su proceso de fabricación, pruebe a utilizar los seis consejos siguientes:

1. Llevar un registro adecuado

Registra toda la información que puedas sobre tus productos y el proceso de fabricación. Esto incluye en qué fase de la producción se encuentra cada producto. De este modo, si tiene que retirar un producto, sabrá exactamente qué productos tiene que retirar y dónde están. Dentro de su sistema, mantenga un registro de información como las fechas de producción, las fechas de caducidad, los sellos de tiempo de producción y los números de pedido de los productos.

2. Trabaja tanto con proveedores como con minoristas

El proceso de fabricación y producción a menudo implica a terceras empresas. Es importante que su sistema de trazabilidad cubra tanto su parte del proceso de producción como la de otras partes. Por ejemplo, si necesita retirar un producto del mercado, querrá saber si la causa fue un proveedor que le proporcionó materiales defectuosos o un minorista que manipuló mal su producto. Trabaje con las demás partes implicadas para compartir información a lo largo de la producción, el envío y la manipulación, de modo que pueda identificar en colaboración las causas de cualquier problema que pueda surgir.

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3. Utilizar las comunicaciones en tiempo real

Siempre que sea posible, busque implementar comunicaciones en tiempo real dentro de su sistema de trazabilidad. Esto permite a su equipo responder rápidamente a cualquier problema. Las comunicaciones en tiempo real incluyen programas informáticos que permiten a varias personas ver y editar documentos al mismo tiempo y enviarse mensajes rápidamente. Estas herramientas suponen una ventaja sobre el correo electrónico, ya que notifican rápidamente al destinatario de cualquier mensaje nuevo y ofrecen formas fáciles de responder con prontitud.

4. Automatizar procesos

Otra forma de ahorrar tiempo en su sistema de trazabilidad es automatizar los procesos. Para ello, instale un software de automatización que pueda realizar tareas sencillas en momentos determinados. Por ejemplo, puede crear una matriz de riesgo y hacer que su sistema de automatización actualice los niveles de riesgo en función de la información que usted proporcione. Esto elimina la necesidad de que un empleado realice esta tarea y ayuda a garantizar que el nivel de riesgo se mantenga siempre actualizado.

La automatización de los procesos también puede ayudar a reducir cualquier sesgo potencial, ya que está creando un enfoque estandarizado. Dedica tiempo a analizar tus sistemas de trazabilidad y busca tareas repetitivas que el software de automatización pueda resolver.

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5. Realice simulacros de retirada

Una buena forma de poner a prueba su sistema de trazabilidad es llevar a cabo un simulacro de retirada ocasional. Un simulacro de retirada es cuando se elige un producto sin problemas y se finge que hay un problema con él. A continuación, puede realizar los procesos que seguiría para llevar a cabo una retirada real de ese producto. Registre todas sus acciones y luego analice los resultados. Compruebe si su empresa es capaz de retirar rápidamente los productos y si hay algún aspecto que pueda mejorar.

Los simulacros de retirada de productos son habituales en muchos sectores que utilizan la trazabilidad, y es habitual explicar a los clientes con los que se contacta como parte del protocolo de retirada que se está realizando un simulacro para ayudar a garantizar la seguridad de los productos en el futuro.

6. Encuentre el software adecuado

Para poner en práctica cada uno de estos consejos, resulta útil utilizar un software de trazabilidad. Muchas opciones de software de trazabilidad tienen funciones que pueden ayudarle a realizar estas tareas. Por ejemplo, puede encontrar un software que mantiene registros de su proceso de producción, lo actualiza automáticamente y le proporciona análisis. La implantación de un software de trazabilidad puede suponer un buen retorno de la inversión, ya que puede permitirle ahorrar recursos en este proceso y aplicarlos en otros ámbitos.