Un triángulo de gestión de proyectos puede utilizarse para organizar las prioridades y mantener a los miembros del equipo del proyecto en línea con las normas del mismo. Si aprendes a integrar esta estrategia en las fases posteriores de la gestión de proyectos, podrás definir un enfoque claro.
En este artículo, analizamos qué es un triángulo de gestión de proyectos, su propósito y sus elementos, y damos un ejemplo de cómo puede utilizar uno en un entorno empresarial.
¿Qué es el triángulo de la gestión de proyectos?
El triángulo de la gestión de proyectos es una ayuda visual o modelo que ilustra las limitaciones de la gestión de proyectos. Aunque el coste, el tiempo y el alcance están incluidos en este modelo, otros componentes de la gestión de proyectos, como el impacto de las partes interesadas, la satisfacción del usuario y el aprendizaje, no lo están. Otras denominaciones del triángulo de la gestión de proyectos son: triple restricción, triángulo del proyecto y triángulo de hierro.
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¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el proceso de aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a una situación única y temporal para lograr un resultado deseado, como la entrega de un producto a un cliente. La gestión de proyectos consta de cinco subgrupos que conforman todo el curso del proceso. Entre ellos se encuentran:
Fase de inicio
La fase de iniciación es el primer paso del ciclo de gestión de proyectos. Uno de los principales objetivos es crear un caso que justifique por qué el proyecto es necesario y cómo completarlo dentro de un tiempo y coste razonables. Durante esta fase, los equipos pueden crear un resumen del proyecto o una carta del proyecto, un documento que enumera todo lo que el proyecto va a lograr. Normalmente, se celebra una reunión de inicio del proyecto para que el equipo del proyecto, las partes interesadas y otros profesionales relevantes determinen los objetivos, calendarios, procesos y métodos de comunicación del proyecto.
Fase de planificación
La fase de planificación comienza después de que el cliente y el equipo aprueben el proyecto. En esta fase, el gestor de proyectos crea el plan del proyecto. Incluye todos los componentes asociados a la ejecución del proyecto, como los plazos, los riesgos, los recursos y los costes. También es la etapa en la que el equipo define el alcance y divide el proyecto en objetivos, actividades y resultados. Los miembros del equipo reciben sus calendarios y asignaciones en esta fase.
Fase de ejecución
Los gestores del proyecto y los miembros del equipo completan la mayor parte del trabajo en la fase de ejecución. La reasignación de recursos puede tener lugar para mantener el proyecto en marcha y a los miembros del equipo ocupados.
Fase de seguimiento y control
La fase de seguimiento y control tiene lugar simultáneamente a la fase de ejecución. En esta sección, el director del proyecto examina el rendimiento y el progreso del proyecto para mantenerlo dentro del presupuesto y del plazo. También es la fase que se centra en el control de calidad. Los gestores de proyectos evalúan de cerca los tres elementos del triángulo de la gestión de proyectos para proporcionar la mejor calidad a los resultados.
Fase de cierre
La fase de cierre comienza cuando los entregables salen del equipo y llegan al cliente. Tras la aprobación, la liberación de los recursos y la firma de los documentos, el proyecto está terminado. La fase de cierre puede incluir una reunión posterior al proyecto en la que el director del proyecto y el equipo evalúan el rendimiento y discuten los métodos para futuras mejoras.
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¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos es la persona que dirige las fases de planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de la gestión de proyectos. Es responsable de todo el proyecto, desde todos los elementos y factores hasta los miembros del equipo que trabajan en él, la satisfacción del cliente y el éxito del propio proyecto. El gestor de proyectos tiene autoridad para intercambiar entre las restricciones del triángulo de la gestión de proyectos. Suele ser el que decide cuándo y dónde hacer ajustes para preservar la calidad del proyecto y de los entregables.
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¿Cuál es el objetivo del triángulo de la gestión de proyectos?
Los gestores y equipos de proyectos utilizan el triángulo de gestión de proyectos para analizarlos y priorizar las decisiones. Algunos lo consideran una herramienta útil de gestión de proyectos porque incorpora algunos de los elementos más importantes del proyecto que los gestores definen en las primeras fases de la planificación. Los equipos pueden utilizarlo como guía para asegurarse de que el proyecto se mantiene en el buen camino. Sin embargo, el triángulo de gestión de proyectos no determina el éxito de un proyecto, sino sólo los elementos que pueden contribuir a él.
Elementos del triángulo de la gestión de proyectos
Las tres puntas del triángulo de la gestión de proyectos representan los elementos de enfoque. A menudo se les llama restricciones competitivas porque cuando un gestor de proyectos amplía o reduce un factor, ajusta los otros para mantener las cosas equilibradas o parejas. Los tres elementos influyen en la calidad de los resultados de un proyecto. En algunos modelos, los lados del triángulo también pueden recibir valores, como los recursos o los objetivos técnicos. Estos elementos incluyen:
Costo
El coste es la cantidad presupuestada disponible para un proyecto determinado. Los gestores de proyectos controlan los aspectos del coste de un proyecto y trabajan para asegurarse de que se completa dentro del presupuesto. En las fases de planificación de la gestión de proyectos, el gestor trata de aproximarse al coste del proyecto teniendo en cuenta variables como el coste de los recursos, las tasas de trabajo, las influencias de control y la mitigación. A lo largo del proyecto, los gestores trabajan para controlar los costes y mantenerlos lo más cerca o por debajo de las cifras previstas. Algunos factores que pueden alterar el coste de un proyecto a lo largo de su ejecución son:
- Ampliaciones o adiciones de entregables, según las indicaciones del cliente
- Fluctuaciones del tipo de cambio
- Implantación de nuevas tecnologías
- Aumentos de precio de los proveedores
- Cambios de personal o costos de contratación
Tiempo
El tiempo es el que dicta cuándo y con qué rapidez puede el equipo completar un proyecto. Los gestores de proyectos y el equipo calculan el tiempo que puede llevar un proyecto en las primeras fases de planificación. Para ello, deben saber qué y cuántas tareas hay que completar dentro del proyecto. Algunos gestores pueden utilizar un programa de desglose del trabajo (EDT), que es una deconstrucción jerárquica y visual del proyecto. El diagrama funciona en sentido inverso, a partir de los resultados, para ver qué actividades se necesitan para llegar a ellos. Una EDT también puede mostrar qué tareas dependen unas de otras y afectan al tiempo.
A lo largo del proyecto, los directores pueden utilizar un proceso de gestión del tiempo para garantizar que este elemento se mantenga lo más estable posible. Algunos pasos del proceso de gestión del tiempo pueden ser:
- Crear una táctica de gestión de horarios.
- Defina las actividades.
- Secuenciar las actividades.
- Calcule los recursos necesarios.
- Estime la duración de cada actividad.
- Desarrollar el cronograma
- Controlar el programa.
A veces, los gestores de proyectos pueden realizar ajustes en el tiempo durante el transcurso de un proyecto para preservar la calidad. Algunos casos pueden incluir cuando:
- Los clientes piden más entregables
- Surgen problemas de personal
- Surgen problemas tecnológicos
- El cálculo inicial era una subestimación
- Hay retrasos en la cadena de suministro
Alcance
El alcance de un proyecto es la lista de requisitos que ayuda al equipo a lograr el resultado deseado del proyecto. El alcance suele ser de naturaleza específica y está centrado en la calidad. El tiempo y el alcance se influyen mutuamente, por lo que la alteración de uno de ellos puede provocar también alteraciones significativas en los otros. Los gestores de proyectos definen el alcance durante la fase de planificación, pero puede ampliarse durante la ejecución debido a actividades no planificadas, lo que se denomina «scope creep».
Calidad
Si el coste, el tiempo y el alcance son las puntas del triángulo, la calidad está en el centro de la forma. Los factores de los otros tres elementos—como los presupuestos, los plazos y otras características—limitan la calidad del proyecto o influyen directamente en ella. Cambiar un solo elemento o punto desequilibra el triángulo y puede afectar negativamente a la calidad. Ajustar constantemente los puntos en relación con los demás afecta positivamente a la calidad del proyecto.
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15. Recursos humanos
En algunos modelos, los gestores de proyectos pueden sustituir el alcance por el elemento de recursos humanos, que es el número de miembros del equipo o de personas que trabajan en el proyecto. Esta es una opción si el personal influye más en la calidad del proyecto que las tareas.
¿Cuáles son los otros factores de la gestión de proyectos?
Además del tiempo, el coste y el alcance, hay otros factores relacionados con la gestión de proyectos:
- Comunicaciones
- Recursos humanos
- Integración
- Contratación
- Gestión de riesgos
- Gestión de las partes interesadas
Los gestores y equipos de proyectos pueden tener en cuenta estos elementos utilizando otros modelos o introduciendo modificaciones en el triángulo de gestión de proyectos.
¿Qué es el modelo STR?
El modelo STR es una representación matemática de la información presentada en el triángulo de la gestión de proyectos. La fórmula ilustra cómo se relacionan el alcance, el tiempo y los recursos en un proyecto determinado. Los recursos pueden incluir elementos como costes, presupuestos, mano de obra física y miembros del equipo humano. La fórmula del RTS es:
Alcance = tiempo x recursos
Al igual que en el triángulo de la gestión de proyectos, estas variables también tienen restricciones mediante la lógica y las posibilidades realistas. Por ejemplo, es poco probable que dos personas (recursos) en tres horas produzcan más de 100 artículos de noticias. En este ejemplo, entre seis y nueve artículos puede ser una cifra más razonable.
Ejemplo de triángulo de gestión de proyectos
Utilice este ejemplo para aprender cómo funciona un triángulo de gestión de proyectos en un entorno empresarial:
Max es director de proyectos de una agencia de marketing en su departamento de contenidos. Su equipo recibió una consulta para crear contenidos para el sitio web y el blog de una escuela de música. Después de trabajar en las fases de planificación y definir todas las variables, Max crea un triángulo de gestión de proyectos para mantenerse a sí mismo y a su equipo centrados durante las fases de ejecución y seguimiento y control. Utiliza los puntos tradicionales de coste, tiempo y alcance, definidos así:
*Coste 15.000 dólares en trabajo en equipo y tecnología*.
*Tiempo : 5 semanas*.
*Alcance : 250 artículos*
A las dos semanas de iniciado el proyecto, tres miembros del equipo de proyecto de Max&apos se marchan de la empresa, por diversos motivos. Este factor puede afectar tanto al coste como al tiempo. La pérdida de miembros del equipo puede suponer un ahorro de dinero para el equipo, pero aumenta el tiempo para completar el alcance. Max debe decidir si contratar a nuevos empleados para mantener el coste sin afectar al tiempo, o disminuir los costes y aumentar el tiempo para proteger la calidad. En lugar de buscar nuevos miembros del equipo, Max se reúne con el cliente y acuerda aumentar el plazo de entrega a seis semanas. Su nuevo triángulo establece:
*Coste de trabajo en equipo y tecnología*.
*Tiempo : 6 semanas*
*Alcance : 250 artículos*