¿Qué es la triple restricción? (Cómo utilizarla, con ejemplos)

El modelo de triple restricción es un procedimiento de análisis de compensación que le ayuda a equilibrar sus exigencias con las de su cliente. El modelo de triple restricción le permite proteger sus intereses y los de su empresa cuando trabaja con los clientes, recibiendo una compensación justa por cualquier alteración que deseen. También anticipa cómo responderá probablemente su contratista si usted solicita un cambio en un contrato propuesto o previamente acordado.

En este artículo, analizamos qué es la triple restricción, cómo funciona y cómo utilizarla.

¿Qué es la triple restricción?

La triple restricción son los tres elementos básicos de un proyecto junto con sus interconexiones, que forman un modelo. La triple restricción comprende tres elementos:

Alcance

El alcance de un proyecto es el esquema completo de los resultados esperados. Es importante definir claramente el alcance de un proyecto antes de iniciarlo para garantizar que todas las partes tengan las mismas expectativas en cuanto a los resultados finales.

Lo que se incluye en el ámbito de un proyecto puede variar en función del tipo de proyecto que se realice. Cuando se crea un sitio web para una nueva empresa, por ejemplo, su alcance puede incluir el tipo de páginas en la construcción final. En el caso de un proyecto de construcción, el alcance puede incluir el esquema de diseño completo del proyecto y los materiales que se utilizarán en la construcción.

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1. Tiempo

Todos los plazos deben ajustarse de forma realista a los límites establecidos por el alcance y el presupuesto. Dentro de un proyecto determinado, puede incluir varios plazos. Además de la fecha de entrega global prevista para el proyecto final, puede establecer plazos individuales para los distintos elementos que deben completarse como parte del proyecto. Puede ajustar cualquiera de estos plazos como parte de un ajuste de restricción triple.

Costo

Los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto constituyen el tercer elemento principal de la triple restricción. En él se contabilizan no sólo los costes asociados a la compra de cualquier recurso físico, sino también los costes operativos diarios del personal que trabaja en el proyecto. Al transferir personal de un proyecto a otro, por ejemplo, se aumenta el coste del segundo proyecto al comprometer costes salariales adicionales para su realización.

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¿Cómo funciona la triple restricción en la gestión de proyectos?

El núcleo de este enfoque de la gestión de proyectos gira en torno a la creencia de que los tres elementos están directamente unidos, y no se puede tratar de obtener resultados más favorables de uno sin hacer sacrificios de los otros. Por ejemplo, cuando se pretende ampliar el alcance de un proyecto, habrá que ampliar el plazo para que el equipo pueda acomodar el aumento de trabajo, o bien habrá que ampliar los recursos asignados al proyecto para aumentar la productividad diaria a fin de entregar el mayor alcance en el mismo plazo.

4. Cómo utilizar la triple restricción

La triple restricción puede utilizarse internamente para fijar las expectativas y crear estimaciones en un proyecto, o puede utilizarse externamente para fijar los precios y las expectativas cuando se trabaja con un cliente externo. A continuación se explica cómo aplicar la triple restricción a un proyecto:

1. Consultar con el cliente

Cuando se trabaja con un cliente externo, cualquier planificación de un proyecto comienza por discutirlo con él. Pregunte por sus expectativas y objetivos para el proyecto, incluyendo su presupuesto preferido, el alcance y el calendario. Aunque puede utilizar el triple de restricciones para hacer más ajustes a estos factores mientras el proyecto está en marcha, es importante partir de un objetivo inicial que sea alcanzable y justo.

Si no puede acordar un conjunto de directrices, la triple restricción puede ayudarle a llegar a un acuerdo que ambas partes consideren justo. Si cree que su empresa no puede cumplir los plazos y el alcance solicitados con el presupuesto ofrecido, discuta con el cliente las posibles compensaciones. Aumentando el presupuesto, alargando el plazo o reduciendo el alcance, puedes encontrar una propuesta que funcione y pasar a la planificación y ejecución.

2. Evaluar las opciones de los proyectos internos

Cuando se gestiona un proyecto totalmente interno, la triple restricción puede seguir siendo una guía útil durante la fase de planificación. Utilizando la triple restricción, se pueden elaborar varias opciones para llevar a cabo el proyecto, ajustando la importancia de los tres elementos distintos dentro de cada una.

Por ejemplo, un posible plan a la hora de desarrollar una nueva aplicación puede centrarse en entregar el producto final lo antes posible, lo que se traduce en una disminución del alcance del proyecto con menos añadidos. Otra opción es centrarse en que la aplicación sea lo más amplia posible, con muchas funciones para los usuarios. Como resultado, te comprometes a invertir más recursos y a permitir una ventana de desarrollo más larga.

No existe un orden de prioridad universalmente correcto a la hora de equilibrar los tres elementos de la triple restricción, y al trazar varios planes puede identificar cuál es el que ofrece el mejor equilibrio para sus necesidades. El nivel de detalle aplicado en esta fase también puede variar. Los esquemas o resúmenes sencillos pueden servir para proyectos menores, pero para una empresa de gran envergadura que incluirá una inversión importante de su empresa, puede merecer la pena dedicar tiempo y recursos a analizar más a fondo cada opción antes de seguir adelante.

3. Explicar el alcance

Para poder ofrecer el producto o servicio que exige su plan, todos los miembros del personal deben saber cuáles son sus funciones y responsabilidades. La creación de un documento de planificación que defina claramente el alcance global del proyecto, incluidos los elementos individuales del plan, garantizará que cada miembro del personal comprenda los resultados esperados. En cualquier momento del proceso, el documento sobre el alcance del trabajo puede servir de referencia cuando surjan preguntas o dudas.

Cuando se trabaja con un cliente externo, un documento que defina claramente el alcance del proyecto es también esencial para garantizar que todas las partes estén de acuerdo sobre lo que se va a entregar al final del proyecto. Cada vez que una de las partes quiera cambiar el alcance del trabajo, las alteraciones deben reflejarse en los documentos oficiales del proyecto para evitar cualquier malentendido o disputa.

4. Establezca los plazos

Al supervisar un proyecto, es importante hacer todo lo que esté en su mano para mantener el proyecto dentro del plazo previsto. Esto empieza por dejar claro a todos los miembros del personal el calendario propuesto para el proyecto. Además de anotar cuándo espera que el plan esté completo, asigne también plazos individuales a los elementos más pequeños que componen el plan más amplio. Mantener cada subsección del plan en un calendario permite a su empresa completar el proyecto según lo prometido.

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5. Asignar recursos para el proyecto

Cuando se gestiona un proyecto con muchas partes, la fijación del coste total es sólo el primer paso para asignar recursos al proyecto. Para entregar el proyecto a tiempo y con el alcance requerido, es importante utilizar esos recursos de forma eficiente. Asignar correctamente el personal y dotar a todos los equipos de la financiación y los recursos que necesitan puede ayudarle a preparar a su equipo para el éxito.

6. Supervise su proyecto

Crear un plan inicial a seguir es importante en cualquier proyecto de envergadura, pero también es importante seguir supervisando la ejecución de ese plan a lo largo del proyecto. Establecer objetivos intermedios para los plazos y el gasto le permite controlar más fácilmente el progreso y ordenar cambios si el plan se desvía de sus objetivos. Los informes de estado periódicos le permiten detectar problemas menores y solucionarlos antes de que se conviertan en un problema importante que requiera un gran cambio en el plan.

7. Haga compensaciones para ajustar los planes

Si se da cuenta de que tiene que hacer cambios en su proyecto mientras lo ejecuta, la respuesta de triple restricción le permite ajustar sus acciones mientras mantiene los objetivos realistas y alcanzables. Siempre que mejore el rendimiento dentro de uno de los tres elementos, proporcione una compensación en uno o ambos de los otros dos.

Mantener la triple restricción es más relevante cuando se trabaja con clientes externos. Un cliente puede intentar mejorar lo que está recibiendo, por ejemplo, apurando el pedido o solicitando características mejoradas. Si bien es posible que desee adaptarse a estos cambios, es necesario ampliar el plazo, reducir el alcance o aumentar lo que están pagando para que el acuerdo sea equitativo.

Consejos para gestionar la triple restricción

Tenga en cuenta estos consejos para aplicar eficazmente la triple restricción:

  • Cumpla las directrices y comuníquese con los clientes a menudo. Una vez que hayas establecido tus valores justos con un cliente, mantén tu estructura de triple restricción para garantizar que cualquier desviación del plan acordado reciba una compensación justa.
  • Conozca sus prioridades. Como la triple restricción es un método de equilibrio, significa hacer cambios negativos cuando se quiere que algo cambie positivamente. Decidir qué factores son los más importantes para usted y el nivel mínimo que puede aceptar para cada uno de ellos le permite tomar con mayor eficacia las difíciles decisiones de equilibrio.
  • Amplíe el modelo de tres partes cuando sea necesario. Aunque los profesionales de la empresa han utilizado la triple restricción durante muchas décadas, las interpretaciones modernas suelen incluir elementos adicionales. La calidad del producto que se está creando, los riesgos que se están asumiendo y los beneficios potenciales de un proyecto son elementos elásticos que puede utilizar a la hora de equilibrar cualquier cambio en una propuesta.
  • Consulte con otros miembros del personal que estén involucrados. A la hora de realizar cambios con triple limitación, las opiniones externas pueden ayudarle a encontrar el equilibrio adecuado entre los factores. Los jefes de departamento, por ejemplo, pueden aportar una valiosa visión sobre cómo afectarán los cambios a su equipo y lo mucho o poco que hay que modificar para compensarlo.

Ejemplo de restricción triple

La triple restricción le permite desarrollar varias soluciones potenciales para encontrar el mejor camino a seguir. Este ejemplo muestra cómo una empresa puede utilizar la triple restricción al negociar con un cliente:

Hannover Heating ha contratado a Johnson Web Development Services para codificar un nuevo sitio web. El alcance inicial requiere un diseño básico con páginas que expliquen los servicios, compartan el precio diario del petróleo y ofrezcan formularios de contacto para que los posibles clientes se inscriban o los clientes actuales reciban asistencia al cliente. Tras acordar los términos, Hannover Heating decide que le gustaría que el sitio incluyera un portal en línea para que los clientes creen una cuenta para pagar sus facturas digitalmente.

Se trata de un aumento sustancial del alcance, ya que exige una mayor seguridad y la capacidad de procesar pagos con tarjeta de crédito. Johnson Web Development Services examina la nueva propuesta y ofrece a Hannover Heating tres opciones:

  1. Hannover Heating amplía el plazo, proporcionando dos semanas adicionales para la entrega pagadas con la misma tarifa semanal utilizada para calcular los costes iniciales. Esto permite a Johnson Web Development Services mantener los mismos compromisos de horas del personal al tiempo que incorpora las nuevas características.
  2. Calefacción Hannover mantiene el plazo solicitado, pero aumenta la financiación que se va a aportar. Esto permite dedicar más horas de personal al proyecto para que el alcance ampliado se añada al plazo original.
  3. No se realizan cambios y el sitio web se entrega tal y como se contrató originalmente. Cualquier característica del portal en línea tendrá que ser añadida después de que el diseño inicial se haya completado.

Debido a que el cliente solicitó más trabajo, el contratista solicita una tarifa más alta en ambos escenarios en los que se altera el trato. Sin embargo, el cliente puede minimizar el coste haciendo más concesiones en el tercer elemento ampliando el plazo. Repartir las concesiones en dos elementos hace que el importe de la concesión en cada uno sea menor.