¿Qué son las reuniones individuales y por qué son importantes? (con consejos)

Las reuniones individuales pueden ser una herramienta de gestión muy útil para los jefes de equipo. Al celebrar reuniones individuales, los directivos pueden aumentar la productividad y la moral en el lugar de trabajo. Si está en una posición de liderazgo, es posible que desee implementar las reuniones individuales con su equipo para construir relaciones más fuertes con los empleados y dar retroalimentación para ayudarles a mejorar sus habilidades. En este artículo, analizamos qué son las reuniones individuales, explicamos por qué debería utilizarlas y enumeramos los consejos para celebrar mejores reuniones.

¿Qué son las clases particulares?

Una reunión individual es un encuentro entre un directivo o jefe de equipo y un empleado al que supervisa. Muchos directivos optan por celebrar estas reuniones mensual o trimestralmente con cada uno de sus empleados. Las reuniones individuales son una inversión que los directivos hacen en sus equipos. Con las reuniones individuales, los jefes de equipo esperan aumentar la productividad, mejorar la moral, mejorar el ambiente de trabajo y encontrar y resolver los problemas antes de que se conviertan en cuestiones importantes.

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¿Por qué deberías celebrar reuniones individuales en tu lugar de trabajo?

Hay muchas razones por las que los directivos deciden mantener reuniones individuales con sus empleados:

Construir relaciones

Dependiendo del tamaño de su equipo, puede ser un reto conectar con todo su personal regularmente. Las reuniones individuales le permiten conocer y comprender a cada uno de los miembros de su equipo. Una parte importante de la gestión es comprender sus activos y conocer a sus empleados. Mantener reuniones individuales con los miembros de su equipo le permite conseguirlo. Haciendo las preguntas personales apropiadas durante sus sesiones individuales, puede desarrollar relaciones positivas con su equipo y abrir canales de comunicación.

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Demostrar dedicación y consideración

Las sesiones individuales pueden llevar mucho tiempo a los miembros de la dirección, dependiendo del tamaño de su equipo y de la frecuencia de las reuniones. Dado que una reunión individual puede durar hasta una hora, celebrarlas con todos los miembros de su equipo transmite su dedicación y consideración hacia sus empleados. Utilizar su tiempo para celebrar estas reuniones demuestra que valora a los miembros de su equipo, así como su tiempo y sus conocimientos.

Mejorar el ambiente de trabajo y la moral

Cuando los empleados sienten que usted valora su tiempo y su aportación, es más probable que muestren niveles altos de moral. Si mantiene frecuentes reuniones individuales con su personal, puede escuchar sus preocupaciones y trabajar juntos para resolver los problemas antes de que afecten al equipo o al éxito de un proyecto. Una reunión individual es también una oportunidad para ofrecer comentarios positivos a los miembros de su equipo, mostrándoles que usted nota y aprecia su duro trabajo.

Obtención de comentarios sobre un producto o servicio

Dependiendo del sector en el que trabajes, es probable que tu equipo interactúe a diario con los productos o servicios de tu empresa. Si estás en un puesto de dirección, hablar con los empleados que trabajan en el desarrollo de productos puede ser una gran oportunidad para escuchar cómo mejorar o modificar el producto o servicio para que tenga éxito. Escuchar a los miembros de su equipo cuando comparten sus preocupaciones sobre el producto también puede ofrecer más satisfacción a los empleados al mostrarles que su trabajo tiene sentido.

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Mejorar las habilidades de coaching y tutoría

Como gestor o jefe de equipo, las habilidades de coaching y tutoría tienen un valor incalculable. Por eso, las reuniones individuales son tan beneficiosas para tus empleados como para ti como líder. Si aprovecha la oportunidad para desarrollarse como líder y fortalecer sus habilidades de gestión, puede hacer avanzar al equipo en su conjunto.

Consejos para mejorar las relaciones personales

Tanto si ya ha celebrado reuniones individuales como si quiere empezar ahora, tenga en cuenta los siguientes consejos para tener éxito en estas reuniones:

Prográmalos como un evento repetitivo

Si planificas tus sesiones individuales con antelación, podrás ser más consciente de cómo encajan en tu horario y predecir cuánto tiempo te van a llevar. Si mantiene un calendario regular de reuniones individuales, también podrá ser más coherente con su personal. Los miembros de su equipo sabrán qué esperar y pueden apreciar la estabilidad que ofrece un horario. Especialmente si está empezando a implementar las reuniones individuales en su lugar de trabajo, programarlas como un evento que se repite cada mes o trimestre le permite ser responsable de esas reuniones.

Evite llegar tarde o cancelar

Una reunión individual es una oportunidad para demostrar a sus empleados que valora su tiempo y los considera una prioridad. Para hacerles creer esto, es importante llegar a las reuniones con puntualidad y evitar cancelarlas si es posible. Prepárese para la reunión con antelación, y sólo cancele si no tiene otra opción. Si tienes que cancelar la reunión, intenta avisarles con la mayor antelación posible y reprogramarla dentro de la misma semana.

Cree una agenda antes de la reunión

Considere la posibilidad de crear una agenda antes de la reunión. Puede incluir temas específicos que le gustaría abordar o una lista rápida de preguntas que planea hacer. Aunque tener una agenda puede ayudarle a estructurar su tiempo, también es bueno mantener la flexibilidad y considerar las necesidades de su empleado durante la reunión.

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Haga preguntas abiertas

Haga preguntas abiertas para encontrar un buen ritmo de conversación durante sus sesiones individuales. Al hacer preguntas abiertas, puede incitar a su personal a ser honesto con usted sobre sus experiencias y responder con algo más que un simple sí o un no. Enviar estas preguntas a los miembros de su equipo antes de la reunión es una buena manera de asegurarse de que están preparados para responderlas durante el tiempo que pasen juntos. También puedes utilizar tus conocimientos sobre sus aficiones e intereses para crear preguntas específicas para cada persona.

He aquí algunas preguntas abiertas que podría hacer durante sus reuniones individuales:

  • ¿A qué persona admira en esta empresa? ¿Por qué los admira?
  • ¿Hay alguna oportunidad que podamos estar perdiendo?
  • ¿Cómo mejoraría nuestro producto o servicio?
  • En el último mes, ¿de qué te has alegrado?
  • ¿Cuáles son sus sentimientos sobre los objetivos de este trimestre'?
  • ¿Hay algo que pueda hacer para mejorar su vida profesional?
  • En el último mes, ¿qué es lo que te ha hecho menos feliz?
  • ¿Qué opina de su equipo? ¿Trabajan bien juntos?
  • ¿Qué piensas hacer el fin de semana?
  • ¿Cómo has pasado las vacaciones?

Mantenga una actitud positiva

Una forma de hacer que las sesiones individuales en el lugar de trabajo tengan éxito es animar a los miembros del personal a esperarlas. Puede hacerlo manteniendo una actitud positiva durante cada reunión. Considere la posibilidad de empezar con un comentario positivo, mencionar la crítica constructiva en el medio y terminar la reunión con una nota positiva. Incluso cuando se resuelvan problemas o se discutan cuestiones potenciales, es importante mantener una perspectiva optimista y optimista para centrarse en los puntos fuertes del empleado y en cómo pueden mejorar sus puntos débiles.

1. Tomar notas durante la reunión

Si su equipo es numeroso, tomar notas durante la reunión puede ayudarle a mantener un registro de lo que ha discutido con cada persona. El hecho de tomar notas también comunica a los miembros de su equipo que usted se toma en serio sus comentarios y preocupaciones. También es una buena práctica repasar las notas de la sesión anterior antes de la siguiente reunión individual, de modo que pueda prepararse para cualquier novedad de la última reunión.

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