13 Consejos para un uso eficaz del correo electrónico en el lugar de trabajo

Por su rapidez y alcance, el correo electrónico es una de las formas de comunicación más utilizadas en la oficina. Sin embargo, es fundamental saber utilizarlo correctamente.

En este artículo, analizamos las estrategias que puedes utilizar para escribir correos electrónicos eficaces que obtengan la respuesta deseada.

Los beneficios del uso eficaz del correo electrónico

Si elabora cuidadosamente un correo electrónico, puede captar el interés del destinatario. Por ejemplo, incluir el nombre del destinatario en el asunto hace que sea más probable que abra el correo electrónico. La creación de correos electrónicos bien elaborados también puede aumentar las tasas de conversión. Por ejemplo, si se personaliza el contenido y se añade un sentido de urgencia, es posible que se consiga atraer a los destinatarios para que compren el producto o se suscriban a los servicios.

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13 pautas para utilizar el correo electrónico con eficacia en el trabajo

Utilice los siguientes consejos para que sus mensajes de correo electrónico sean más relevantes para el destinatario:

1. Pasar menos tiempo en línea

Cuando empiezas a revisar tu correo electrónico en el trabajo, puedes pasar la mitad del día conectado refrescando la página de la bandeja de entrada. Este hábito puede interferir en tu productividad y en tu capacidad para responder al correo electrónico de forma más eficaz. Tu mente puede llegar a estar demasiado fatigada para elaborar un correo electrónico digno de mención.

  • Acción: Establezca horarios específicos para revisar su correo electrónico.
  • Beneficio: Tranquiliza la mente y permite utilizar el tiempo de forma inteligente.

2. Utilice un lenguaje sencillo

Evite utilizar términos técnicos al escribir mensajes de correo electrónico. Para que su correo electrónico sea eficaz, el destinatario debe emplear el menor tiempo posible en comprender el mensaje. Si tarda demasiado en entender un mensaje, es posible que el lector no lea hasta el final.

  • Acción: Utiliza un lenguaje sencillo para escribir mensajes formales de correo electrónico.
  • Beneficio: Facilita la comprensión del mensaje y da lugar a una respuesta oportuna.

3. Compartir enlaces para archivos grandes

Para enviar varios archivos por correo electrónico, puedes adjuntar los documentos. Lamentablemente, este puede no ser el método más eficaz, ya que adjuntar documentos lleva tiempo y algunos archivos pueden ser más grandes que otros. El destinatario puede optar por no ver los archivos adjuntos, ya que tendría que descargarlos.

  • Acción: Guarde los documentos en una plataforma en la nube y comparta el enlace a través del correo electrónico.
  • Beneficio: Facilita al destinatario la recuperación de los documentos.

4. Introduzca la dirección de correo electrónico del remitente en último lugar

Escribir un correo electrónico con prisas puede dar lugar a errores tipográficos o ortográficos. Enviar un correo electrónico con errores gramaticales puede dañar tu reputación porque te hace parecer poco profesional.

  • Acción: Escriba primero el mensaje principal antes de escribir la dirección de correo electrónico del destinatario. A continuación, revise el correo electrónico y corrija todos los errores. Una vez que estés satisfecho con el trabajo, añade la dirección del destinatario y haz clic en enviar.
  • Beneficio: Es más probable que te des cuenta de los errores, los corrijas y envíes un correo electrónico de aspecto más profesional.

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5. Lea la situación

El correo electrónico puede no ser apropiado para algunas situaciones. Por ejemplo, hablar con un colega que trabaja en su oficina puede dar lugar a una acción o un tiempo de respuesta más rápidos

  • Acción: Si un mensaje puede transmitirse mejor mediante la comunicación cara a cara, considere la posibilidad de hablar con el destinatario.
  • Beneficio: Puede ayudarle a fomentar una buena relación con el destinatario y conseguir una respuesta más rápida.

6. Considere la privacidad del mensaje

Asegúrate de mantener un tono positivo y profesional en tus mensajes de correo electrónico. Esto puede contribuir a que tu empleador entienda tu profesionalidad y a que te esfuerces por trabajar con eficiencia.

  • Acción: Manténgase positivo en sus mensajes de correo electrónico.
  • Beneficio: Le permite salvaguardar su reputación y su relación con los colegas.

7. Utilice la puntuación correcta

Al escribir, la puntuación es importante para transmitir un mensaje claro. Por ejemplo, los signos de exclamación expresan sorpresa o emoción. Sin embargo, no utilices los signos de exclamación en el correo electrónico formal porque son poco profesionales. Procura incluir los signos de puntuación necesarios.

  • Acción: Vuelve a leer tu correo electrónico para asegurarte de que la puntuación es la adecuada.
  • Beneficio: Te permite expresarte con mayor claridad.

8. Considere el formato

Hay diferentes tipos de formatos de redacción. Algunos mensajes requieren párrafos extensos y completos, mientras que otros son más legibles con frases sencillas y viñetas para crear un contenido escaneable.

  • Acción: Elija el formato más eficaz para su mensaje.
  • Ventaja: Es más probable que los lectores lean todo su mensaje si elige el mejor formato.

9. Respeta la privacidad de los destinatarios

Utiliza la función de copia de seguridad (cc) o de copia oculta (bcc) cuando envíes un correo electrónico a varias personas. La diferencia entre cc y bcc es que la segunda oculta la dirección de correo electrónico del destinatario a los demás destinatarios, mientras que la primera hace que la dirección sea visible para todos.

  • Acción: Si va a enviar un correo electrónico a varias personas, considere si debe utilizar cc o bcc.
  • Ventaja: Puede entregar el mensaje sin invadir la privacidad del destinatario.

10. Ir al grano

La capacidad de atención de los usuarios de Internet es corta porque quieren abrir una página, hojearla y pasar a la siguiente tarea. Por lo tanto, si envía un correo electrónico demasiado largo, el destinatario puede perder el interés en el mensaje.

  • Acción: Si tienes algo urgente que decir, escríbelo en el asunto para que el lector sepa de qué va el correo.
  • Beneficio: Ahorras tiempo cuando escribes mensajes de correo electrónico cortos y precisos.

11. Reenviar con cuidado

Siempre que reenvíes un correo electrónico, ten cuidado de no enviar a tu colega malware. Revisa el correo electrónico y sus archivos adjuntos antes de reenviarlo.

  • Acción: Considere la posibilidad de escanear un correo electrónico en busca de virus antes de reenviarlo.
  • Ventaja: Reduzca las posibilidades de enviar un correo electrónico corrupto.

12. Acuse de recibo del correo electrónico

A veces, un correo electrónico requiere una respuesta, pero es posible que no puedas enviarla de inmediato. Para evitar que el remitente se confunda, considere la posibilidad de enviar un mensaje en el que diga que ha recibido el correo electrónico y que responderá cuando pueda.

  • Acción: Responde en un plazo de 24 horas con un breve mensaje en el que avises al remitente de que seguirás con una respuesta.
  • Beneficio: Es más probable que se gane el respeto del remitente y establezca una comunicación clara.

13. Añadir una firma de correo electrónico

Cuando escriba un correo electrónico formal, haga saber al destinatario quién es usted y por qué métodos está disponible para el contacto. Incluya su título, empresa e información de contacto.

  • Acción: Utiliza un diseño y un tipo de letra sencillos y crea una firma profesional con tu nombre, cargo, empresa, dirección del sitio web de la empresa y contacto personal. Automatiza la firma para poder añadirla al final de todos los correos electrónicos formales.
  • Beneficio: Aparece profesional y evita la confusión sobre quién es usted.