Qué es la utilización de recursos y cómo calcularla

Utilización de recursos = (horas facturables / horas de trabajo disponibles) x 100

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Utilización facturable = (horas facturables/(total de horas de trabajo – horas dedicadas a tareas no facturables)) x 100

Saber cómo emplean su tiempo los empleados puede ayudar a una empresa a facturar a los clientes con mayor precisión y a proyectar proyectos futuros con más certeza. El cálculo de la utilización de los recursos le permite presentar esta información en porcentajes que son fáciles de entender y reportar. Es posible que aprenda a calcular la utilización de recursos como gestor de proyectos, jefe de equipo que programa a los empleados o profesional de marketing que investiga cómo fija los precios su empresa. En este artículo, definimos qué es la utilización de recursos, las mejores prácticas para aplicarla y cómo calcularla para su situación.

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¿Qué es la utilización de recursos?

La utilización de los recursos es la medida de la eficacia del trabajo de los miembros del equipo. En concreto, mide el porcentaje del tiempo de trabajo de una persona que dedica a tareas que crean valor facturable. Los gestores de proyectos suelen utilizarlo para calcular la utilización de los recursos y saber cómo se utilizan actualmente y cómo presupuestar los recursos para futuros proyectos. Los gerentes de las industrias basadas en los servicios también pueden utilizar la utilización de recursos para calcular cuánto trabajan sus empleados y decidir si la facturación y los precios de su empresa son adecuados.

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Mejores prácticas de utilización de recursos

He aquí algunas formas de sacar el máximo partido a los cálculos de utilización de recursos:

Mira todos los proyectos a la vez

Si su empresa trabaja en varios proyectos a la vez, es importante tenerlos todos en cuenta. Por ejemplo, si un empleado trabaja 4 horas al día en un proyecto y 4 horas al día en otro, al analizarlos individualmente se vería que las horas del empleado sólo se utilizan en un 50%. Sin embargo, si se analizan ambos proyectos, el director del proyecto podría ver que el empleado trabaja a tiempo completo.

Comparar herramientas

Muchos gestores de proyectos utilizan programas informáticos para hacer un seguimiento de las horas y la utilización de los empleados. Al seleccionar la herramienta adecuada para su empresa, considere lo que necesita y si su posible compra de software satisface esas necesidades. Es posible que pueda probar el software antes de comprarlo, o encontrar la información que necesita a partir de las reseñas de otros.

Controlar la realidad frente a las expectativas

La utilización de los recursos puede proporcionar a un director de proyecto información anticipada. Al hacer un seguimiento del trabajo de los empleados y de la finalización de los proyectos, puede comparar esas cifras con las previstas en el proyecto. Si hay irregularidades, pueden reasignar a los empleados o hacer otros ajustes para evitar retrasos en los plazos.

Conozca la diferencia entre la utilización de la factura y la utilización de los recursos

Al utilizar la utilización de recursos para el personal, es importante recordar que nunca llegan al 100% porque tienen tareas que no son facturables, como la asistencia a reuniones, la formación, la comunicación con los compañeros de equipo y el papeleo necesario para las prestaciones y el mantenimiento de registros. Cuando presente la utilización de recursos a quienes no estén familiarizados con el término, asegúrese de incluir este contexto. La utilización facturable es una variación del cálculo de la utilización de recursos, y consiste en restar las horas no facturables antes de calcular cuánto trabaja el empleado. La utilización facturable puede alcanzar el 100% incluso cuando un empleado dedica tiempo a actividades necesarias no facturables.

Recoger datos de forma sistemática

Si estás haciendo un seguimiento de la utilización de los recursos a lo largo del tiempo, es importante que recojas los datos de la misma manera en cada periodo, y que no compares periodos en los que los datos se hayan recogido de forma diferente. Por ejemplo, si su equipo considera que una determinada formación es facturable un año y no lo es al año siguiente, la comparación de los índices de utilización de recursos del equipo para los dos años será engañosa, ya que la misma formación aumentará las cifras de utilización de recursos para el primer año y las disminuirá el segundo.

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Calcular la utilización de recursos

Hay dos formas de calcular la utilización de los recursos, dependiendo de si se calcula para el personal o para el equipo y de cómo se decida presentar la información. He aquí los dos cálculos:

Utilización de recursos

Utilización de recursos = (horas facturables/horas de trabajo disponibles) x 100

La utilización de los recursos es un porcentaje de la cantidad de tiempo productivo que se emplea de todo el tiempo posible. Puede calcularse para el personal, los equipos e incluso los espacios de trabajo. He aquí cómo calcular la utilización de los recursos:

  1. Determine el número máximo de horas de trabajo disponibles
  2. Determinar el número de horas facturables trabajadas
  3. Dividir el total de horas facturables entre el total de horas de trabajo disponibles
  4. Multiplica el resultado por 100

Ejemplo: Un directivo quiere calcular el tiempo que un ingeniero de su equipo ha dedicado a su proyecto durante el último mes. En primer lugar, el directivo calcula el total de horas de trabajo disponibles de la ingeniera:

22 días laborables en el mes x 8 horas de trabajo cada día = 176 horas de trabajo disponibles

A continuación, el director pregunta a la ingeniera cuántas horas ha dedicado al proyecto y descubre que ha dedicado 132 horas al proyecto. El gerente divide este número de horas facturables trabajadas por el total de horas de trabajo disponibles y lo multiplica por 100 para obtener la utilización de recursos de la ingeniera durante el mes:

(132 horas facturables trabajadas / 176 horas de trabajo disponibles) * 100 =(.75) x 100 = 75% de utilización de recursos para este ingeniero durante este mes

Utilización de la facturación

Utilización de la facturación = (horas facturables/(total de horas de trabajo – horas dedicadas a tareas no facturables)) x 100

La utilización facturable es una alternativa a la utilización de recursos que puede ser útil para analizar la carga de trabajo del personal. Mientras que la utilización de los recursos tiene en cuenta todas las horas de trabajo de una persona, la utilización facturable sólo tiene en cuenta las horas restantes después de restar las horas de trabajo obligatorias no facturables. Un empleado nunca puede alcanzar el 100% de utilización de recursos, pero sí puede alcanzar el 100% de utilización facturable. He aquí cómo calcular la utilización facturable:

  1. Determinar cuántas horas tiene disponibles un empleado para dedicarlas a tareas facturables
  2. Determina cuántas horas ha dedicado el empleado a tareas facturables
  3. Dividir el tiempo real dedicado a las tareas facturables entre el total de horas posibles para las tareas facturables
  4. Multiplicar el resultado por 100

Ejemplo: El jefe del ingeniero quiere calcular la utilización facturable del ingeniero durante ese mes para mostrar la diligencia del empleado de forma más clara al jefe de departamento. Saben que el ingeniero tuvo un día libre ese mes y que asistió a los cursos de seguridad, a las reuniones diarias y a las reuniones de la obra cada semana. Estas actividades no facturables suman un total de 40 horas en el mes. Así que el director calcula las posibles horas que el ingeniero podría dedicar a tareas facturables:

176 horas de trabajo disponibles para el mes – 40 horas dedicadas a tareas no facturables = 136 horas potencialmente facturables para el mes

El empleado ha dedicado 132 horas a tareas facturables. Así que el gerente divide 132 horas facturables entre 136 horas potenciales, y luego multiplica el resultado por 100 para ver la utilización facturable aproximada del ingeniero:

(132 horas facturables trabajadas/136 horas facturables potenciales) x 100 = (aproximadamente 0,97) x 100 = 97% de utilización facturable

Importancia de la utilización de los recursos

Calcular la utilización de los recursos es crucial para saber si tu empresa es rentable y cómo se puede reasignar el trabajo para que los empleados sean más productivos. He aquí algunas de las ventajas específicas de calcular la utilización de los recursos:

  • Comprende si la empresa es rentable: Calcular la utilización de recursos puede ayudarle a ver si está cobrando a los clientes de forma adecuada por la cantidad de trabajo que los empleados realizan en ese proyecto y, por tanto, si su empresa está ganando o perdiendo dinero con sus tarifas actuales.

  • Ayude a los empleados a ser más productivos: Comprender la utilización de los recursos de determinados empleados puede ayudar a cada persona a ver cuánto tiempo dedica a las tareas facturables, de modo que pueda racionalizar sus actividades no facturables y dar a los proyectos la energía que merecen.

  • Facturar el tiempo a los clientes con mayor precisión: Una vez que haya calculado la utilización de recursos de su empresa, puede compararla con sus tarifas por hora o por proyecto y ajustar su escala de precios según sea necesario.

  • Facilite la colaboración en varios proyectos a la vez: Si sabe cuánto trabajan sus empleados en cada proyecto que tienen, puede asignarles nuevos proyectos e incluso reasignar el trabajo para distribuir la carga de trabajo de la manera más uniforme posible.

  • Aumento del rendimiento de la inversión (ROI): Al saber qué empleados o recursos están infrautilizados, puedes reasignar esos recursos o empleados para ahorrar dinero y aumentar el retorno de la inversión.

Utilización de recursos frente a asignación de recursos

La asignación de recursos es el proceso de asignación de personas para realizar determinadas tareas en un proyecto, y la utilización de recursos es una medida de cómo se utilizaron los recursos. He aquí algunas diferencias clave entre ambos:

Fase de proyectos

La asignación de recursos se utiliza a partir de la fase de planificación de un proyecto para determinar qué recursos se utilizarán y necesitarán durante ciertas secciones del proyecto. Un gestor de proyectos utiliza la asignación de recursos cuando establece los horarios de los empleados y determina cuándo contratar a contratistas o alquilar equipos.

La utilización de los recursos es un proceso que se produce sólo después de que el proyecto esté en curso o se haya completado. Un gerente puede hacer la utilización de recursos tan pronto como tenga datos sobre el trabajo completado. Dado que la asignación de recursos es una técnica de evaluación, es necesario que haya datos para evaluar.

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Objetivo final

Un gestor realiza la asignación de recursos para que haya personas, equipos y materiales asignados a un proyecto o tarea y que ésta se termine. A medida que el proyecto avanza, el gestor del proyecto también puede utilizar la nivelación de recursos o el alisado de recursos para asegurarse de que hay suficiente cantidad de cada recurso para llevar a cabo el proyecto.

La utilización de los recursos ayuda a entender un proyecto después de su finalización. El objetivo de la utilización de recursos es mejorar los futuros proyectos, estimaciones y asignaciones, más que influir directamente en un proyecto actual.

Necesidad

La asignación de recursos debe realizarse en las fases de planificación de un proyecto para que los trabajadores, el equipo y los materiales estén disponibles cuando éste comience. La utilización de recursos no es estrictamente necesaria para que continúe cualquier paso del proceso del proyecto, pero puede hacer que el proceso sea más eficiente en general.

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