Valores de la Gestión de Proyectos: Qué son y cómo implementarlos

La gestión de proyectos es un sistema importante para muchas empresas y negocios porque les ayuda a cumplir los objetivos principales de sus proyectos y tareas. Si espera implementar la gestión de proyectos en su propia empresa o equipo, es importante entender qué valor aporta a la realización del proyecto y cómo desarrollar un sistema de gestión de proyectos exitoso. En este artículo, analizamos qué es la gestión de proyectos, su valor para las empresas y los negocios y cómo implementar la gestión de proyectos mediante una lista de consejos útiles.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de ayudar a los empleados a completar un proyecto de la empresa y cumplir sus principales objetivos. Los gestores de proyectos suelen asistir a un equipo de personas en el cumplimiento de sus funciones principales para un proyecto y les ayudan a resolver cualquier reto o problema difícil que surja. También ayudan a planificar el proyecto, a crear objetivos que satisfagan las demandas del cliente o de la empresa y a garantizar que se entregue el producto final en el plazo acordado. Los gestores de proyectos de éxito suelen tener experiencia en gestión y desarrollo empresarial, así como impresionantes conocimientos técnicos relacionados con el sector o campo elegido.

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¿Cuál es el valor de la gestión de proyectos?

Estos son algunos de los valores clave que la gestión de proyectos puede aportar a su empresa o equipo:

Liderazgo directo

La gestión de proyectos proporciona liderazgo al equipo del proyecto, ayudándoles a tomar decisiones y ofreciéndoles alguien a quien acudir en caso de preguntas, preocupaciones e informes de progreso. Contar con un gestor de proyectos también puede apoyar a los empleados formándolos en nuevas habilidades, motivándolos para que sigan trabajando y ayudándolos a resolver determinados problemas. Dado que los gestores de proyectos son responsables del fracaso o el éxito del proyecto, suelen ser los más dedicados a garantizar que el proyecto alcance sus objetivos y a dirigir al equipo para que ofrezca un producto de calidad.

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P redictibilidad

Una buena gestión de proyectos ayuda a hacerlos más predecibles, planificando cuidadosamente los objetivos y las tareas y minimizando los riesgos potenciales. Cuanto más tiempo dediquen los gestores de proyectos y sus equipos a las fases de planificación, más probable será que puedan predecir los posibles problemas y eliminar cualquier reto antes de que se produzcan. También es posible que algunos gestores de proyectos determinen la probabilidad de éxito o fracaso de un proyecto incluso antes de que comience. Predecir con exactitud el éxito del proyecto puede ayudar a las empresas a elegir sólo los proyectos más exitosos para reducir el riesgo y ayudar al desarrollo del negocio.

Resolver problemas

Al establecer un liderazgo eficaz, la gestión de proyectos también ayuda a resolver más rápidamente los problemas y desafíos del proyecto. Cuando surge un reto durante un proyecto, en lugar de no estar seguros de quién es el responsable de solucionarlo, los empleados pueden plantear el problema directamente al director del proyecto, que puede encontrar una forma eficaz de resolverlo. La mayoría de las veces, los jefes de proyecto determinan quién del equipo tiene las aptitudes más cualificadas para resolver el problema en cuestión y le piden que lo solucione. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, si hay un problema de cableado, lo más probable es que el director del proyecto pida ayuda al ingeniero eléctrico.

Mejora la eficiencia

Cuando un equipo de proyecto, especialmente uno con múltiples departamentos, tiene un gestor que lo dirige, puede ayudar a mejorar su eficiencia general. Un gestor de proyectos puede utilizar sus habilidades administrativas para conocer las cualificaciones de los múltiples departamentos, delegarles tareas con facilidad y controlarlas periódicamente para acelerar la productividad.

También es posible que cuando un gestor de proyectos dirige varios proyectos seguidos, los empleados desarrollen un potente ritmo en el proceso de gestión. Tener una rutina repetitiva puede ayudar a los empleados a entender qué esperar de los próximos proyectos y ayudarles a completar sus tareas con mayor rapidez y eficacia.

Mejor comunicación

La gestión de proyectos ayuda a mejorar la comunicación entre los departamentos de la empresa, los ejecutivos y las partes interesadas. Cuando los gestores inician un proyecto, utilizan una impresionante capacidad de comunicación para asegurarse de que todos los miembros del equipo del proyecto entienden los principales objetivos y sus funciones en la empresa. Si surge algún problema en el proyecto, el director es el primero en comunicarlo a los demás departamentos y se asegura de que todo el mundo esté informado. A lo largo del proyecto, los gestores también informan de sus progresos a las partes interesadas y a los ejecutivos, informándoles de los principales éxitos o contratiempos del proyecto y de cómo intentan resolver los problemas.

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Metas y objetivos claros

La gestión de proyectos proporciona a los equipos y empleados metas y objetivos claros que deben alcanzar para completar el proyecto. Los gestores de proyectos también pueden desglosar las metas más grandes en objetivos o planes de acción más manejables para que los miembros del equipo y los empleados los lleven a cabo. Con el plan de acción y los objetivos más pequeños, los empleados pueden comprender mejor las tareas que deben realizar y cómo contribuye cada una de ellas al objetivo general del proyecto. Comprender mejor sus obligaciones puede aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados.

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Resultados de calidad

A medida que una empresa completa sus proyectos, una sólida gestión de proyectos proporciona un control de calidad influyente en cada etapa del proceso. Cuando un miembro del equipo o un departamento completa un objetivo importante, los gestores suelen probar el producto o la entrega para asegurarse de que cumple las exigencias del cliente o de la empresa antes de continuar con el proyecto. A lo largo del proyecto, los gestores también pueden programar periódicamente pruebas para asegurarse de que el trabajo de todos es profesional, preciso y de alta calidad.

Aumenta la gestión financiera

La gestión de proyectos permite a las empresas y negocios tener una gestión financiera más eficiente a través de una mejor planificación de proyectos y estimaciones presupuestarias. La planificación exhaustiva de un proyecto con la ayuda de un gestor puede permitir a las empresas conocer todas las tareas principales que deben realizar, el tiempo que durará el proyecto y el coste aproximado del mismo.

Gracias a esta planificación eficaz, el equipo de gestión del proyecto puede desarrollar planes financieros impresionantes para garantizar que el proyecto no se salga del presupuesto. Periódicamente, durante el proyecto, los gestores también pueden comprobar el presupuesto y los gastos para asegurarse de que el proyecto va por buen camino desde el punto de vista financiero y hacer los ajustes necesarios.

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Un mejor entorno de trabajo

El uso de una gestión de proyectos exitosa puede ayudar a crear un entorno de trabajo más potente para las empresas y organizaciones. Cuando un gestor de proyectos ayuda a dirigir un equipo a través de múltiples proyectos exitosos, puede mejorar la satisfacción de los empleados y motivarlos para que realicen un trabajo continuo y de alta calidad. Gracias a su gran capacidad de liderazgo, los gestores de proyectos también pueden ayudar a los empleados a formarse y desarrollar sus habilidades, lo que les permite confiar más en sus capacidades y ayudar a los clientes con mayor eficacia.

Gestiona el alcance

Disponer de una potente gestión de proyectos puede ayudar a las empresas a gestionar el alcance y garantizar que las tareas de los empleados se mantengan dentro de las metas y objetivos principales del proyecto. Ser capaz de gestionar con éxito el alcance del proyecto puede ayudar a las empresas y organizaciones a ahorrar dinero y garantizar que todos los productos finales funcionen según lo previsto. Por ejemplo, si un empleado quiere añadir una nueva característica a un proyecto de software, el director del proyecto puede examinar los detalles de la nueva característica y decidir si tienen suficiente tiempo y recursos para crear la característica sin riesgo para la entrega o la calidad del producto final.

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Consejos para aplicar la gestión de proyectos

Estos son algunos consejos adicionales para ayudarle a implantar la gestión de proyectos en su equipo o empresa:

Desarrollar un programa

La elaboración de un calendario es importante porque puede ayudar a los empleados a entender cuándo tienen que completar ciertas tareas y qué asignaciones pueden esperar realizar a continuación. Comprender las metas y los objetivos próximos también puede ayudar a los empleados a trabajar en determinadas tareas con antelación para aumentar la eficiencia del proyecto. Los gestores de proyectos también pueden utilizar un cronograma para asegurarse de que el proyecto sigue un determinado calendario y si necesitan hacer algún ajuste para garantizar que el proyecto cumpla con el plazo deseado.

Definir las funciones

Definir claramente las funciones del director de proyecto y de sus empleados puede ayudarles a comprender mejor sus responsabilidades y a quién pueden dirigirse en caso de problemas o desafíos. Cuando los empleados comprenden sus responsabilidades, pueden realizar su trabajo con mayor eficacia y ofrecer resultados de alta calidad para el proyecto. Saber a quién comunicar los problemas también es importante porque puede ayudar a resolverlos más rápidamente y garantizar que el proyecto no sufra retrasos.

Informar de los progresos realizados

Es importante que la dirección del proyecto informe constantemente a los ejecutivos y a la alta dirección sobre el progreso del proyecto y sobre cualquier contratiempo mayor o menor que hayan encontrado. Informar sobre el progreso puede permitir a la dirección del proyecto practicar una comunicación eficaz y pedir ayuda a los ejecutivos ante retos difíciles o consejos sobre determinadas situaciones. Por ejemplo, si un gestor de proyectos tiene problemas para satisfacer las necesidades de un cliente, puede pedir ayuda o consejo a los ejecutivos para comunicarse con el cliente de forma más eficaz y satisfacer sus demandas.

Llevar a cabo reuniones de equipo

Las reuniones semanales del equipo pueden ayudar a los gestores de proyectos a controlar a sus empleados y asegurarse de que el proyecto no sufre ningún retraso. También pueden utilizar las reuniones semanales para recordar a los empleados los principales objetivos del proyecto y ayudar a motivarlos para que sigan realizando un trabajo excelente. Algunos gestores de proyectos también pueden utilizar las reuniones para crear una comunicación abierta entre ellos y su equipo, permitiendo a los miembros del equipo mencionar cualquier pregunta o preocupación que tengan sobre el proyecto y resolver cualquier desafío.

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