Los gestores de proyectos deben mantener sus proyectos en marcha y dentro del presupuesto. Utilizan el valor ganado como uno de los indicadores de su rendimiento. Para ello, deben supervisar continuamente el progreso del proyecto y obtener una medición fiable.
En este artículo, analizaremos qué es el valor ganado y lo compararemos con otras mediciones similares.
¿Qué es el valor ganado?
El rendimiento del proyecto se mide por el valor ganado. Los gestores de proyectos controlan la evolución de un proyecto y determinan si se está desarrollando según lo previsto mediante el valor ganado. Los gestores de proyectos pueden utilizar el valor ganado para determinar si los costes futuros serán similares a los actuales o si el proyecto se saldrá de lo previsto. Otra forma de pensar en el valor ganado es el valor que generaría un proyecto si se terminara hoy.
El valor ganado es sólo un método para calcular el progreso y el rendimiento de un proyecto. Puede utilizarse en proyectos de todos los tamaños y ayuda a los gestores a tomar decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto que permitan mantenerlo dentro de los plazos y del presupuesto.
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Similitudes y diferencias entre el valor ganado, el coste real y el valor planificado
El valor ganado, el valor planificado y el coste real son tres elementos que conforman la gestión del valor ganado (EVM). La EVM es una técnica de gestión de proyectos que ayuda a los gestores a medir objetivamente el rendimiento. Cada uno de los tres elementos es similar en el sentido de que ayudan a los gestores de proyectos a evaluar el estado de su proyecto; sin embargo, cada uno tiene aplicaciones diferentes y proporciona información distinta.
Valor planificado
El valor planificado es el valor del trabajo que debería haberse completado según el calendario previamente establecido. Este cálculo se realiza antes de que comience el trabajo para que haya una línea de base con la que medir a medida que el proyecto avanza. Es diferente del valor ganado, que se calcula a medida que el proyecto avanza. La fórmula del valor planificado es:
Valor planificado = Porcentaje de finalización planificado * Presupuesto de finalización
Por ejemplo, el presupuesto de su proyecto es de 50.000 dólares y debería tener el 40% del mismo terminado al cabo de 2 meses. Por lo tanto, el valor planificado a los 2 meses sería (40% * $50.000) = $20.000.
Coste real
El coste real de un proyecto es simplemente la cantidad de dinero que se ha gastado hasta el momento. No existe una fórmula para calcular el coste real, aparte de sumar los gastos totales del proyecto. Si has gastado 30.000 dólares en tu proyecto hasta ahora, el coste real es de 30.000 dólares.
Cuándo utilizar el valor ganado, el valor de rendimiento y el coste real
Hay un momento y un lugar para utilizar cada uno de estos elementos. El valor planificado debe calcularse al principio del proyecto, antes de empezar a trabajar. A continuación, puede servir de guía a medida que se avanza.
El valor ganado y el coste real se utilizan durante el proyecto. De los tres elementos, el valor ganado es quizás el más útil, ya que muestra el valor que se ha recibido del dinero gastado hasta ahora.
Estos tres elementos también pueden utilizarse para otras mediciones financieras. Después de calcular el valor planificado, puedes calcular cosas como el índice de rendimiento del calendario, que es una medida de lo cerca que está un proyecto de ser completado en comparación con su calendario. Con el coste real, se puede encontrar el Índice de Rendimiento de los Costes, que es una medida de la eficiencia de un proyecto.
Por último, con el valor ganado se pueden calcular aspectos como la desviación de costes, la desviación del calendario, la estimación a la terminación y el índice de rendimiento a la terminación.
El elemento de EVM que utilice dependerá de lo que intente medir o predecir. Si utiliza los tres en su proyecto, tendrá una visión más objetiva de su progreso.
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Cómo calcular el valor ganado
A continuación se indican los pasos que puede seguir para calcular el valor ganado:
1. Cuantificar el trabajo realizado
Para calcular el valor ganado, primero debe cuantificar la cantidad de trabajo que tiene en curso. Esto es lo que lo diferencia de una proyección presupuestaria normal. Para determinar el porcentaje de trabajo realizado, tendrá que realizar un análisis de su proyecto. Tenga en cuenta los objetivos finales del proyecto y, a continuación, decida cuántos de los pasos necesarios para llegar a ellos se han completado. Cuanto más preciso sea este porcentaje, más exacta será la proyección del valor ganado.
2. Conseguir el presupuesto del proyecto
Otro factor necesario en el valor ganado es el presupuesto del proyecto. Se trata del presupuesto asignado al proyecto al principio.
3. Utilizar la fórmula del valor ganado
La fórmula del valor ganado es la siguiente:
Valor ganado = Porcentaje de trabajo completado * Presupuesto a la terminación (BAC)
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Ejemplo de valor ganado
A continuación se presenta un ejemplo de cómo una empresa podría utilizar el valor ganado para ayudar a su proyecto:
Dynamic Industries está trabajando en un nuevo producto de software. Han decidido que quieren lanzar este producto en 18 meses y que el presupuesto para todo el proyecto es de 200.000 dólares. También han decidido que a los 9 meses del proyecto no sólo deberían estar a mitad de camino, sino que deberían haber gastado sólo el 50% del presupuesto.
Cuando llega el plazo de 6 meses, el director del proyecto decide analizar su progreso. Descubren, calculando el Coste Real, que han gastado la mitad de su presupuesto aprobado, es decir, 100.000 dólares. Esto sugiere que se está cumpliendo el plazo.
Sin embargo, tras una inspección más detallada, el director del proyecto descubre que sólo se ha completado el 45% del proyecto. Utilizando la fórmula del valor ganado, calcula que su valor ganado es de 90.000 dólares. Esto demuestra que su proyecto vale 10.000 dólares menos de lo que han gastado en él.
Esto sugiere que están en camino de superar su presupuesto asignado. Con esta información, el director del proyecto decide realizar algunos cambios para intentar mejorar la productividad durante los nueve meses restantes.
Para asegurarse de que estos cambios han funcionado, el director del proyecto vuelve a comprobarlo al cabo de 12 meses. El coste real está en línea con sus proyecciones originales en 132.000 dólares, lo que significa que no han aumentado su tasa de gasto. Sin embargo, su tasa de finalización es ahora del 70%. Esto les da un valor ganado de 140.000 dólares.
Debido a los cambios que el director del proyecto implementó, su proyecto vale ahora más que el dinero que han gastado en él. Esto sugiere que terminarán su proyecto con el presupuesto asignado o por debajo de él.