Cómo utilizar VLOOKUP en Excel

Para muchas organizaciones, recopilar, clasificar y organizar los datos es una práctica empresarial fundamental. Es posible que tenga datos que correspondan a cifras de ventas, salarios de empleados, puntuaciones de satisfacción de clientes y mucho más, y las partes interesadas a menudo miran los datos curados para responder a una pregunta específica cuando toman decisiones empresariales importantes. Microsoft Excel, con su capacidad para crear hojas de cálculo, es un buen lugar para empezar cuando se tienen datos con los que trabajar.

En este artículo, explicamos qué es la fórmula VLOOKUP, incluyendo cómo y cuándo utilizarla.

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¿Qué es VLOOKUP?

VLOOKUP es una fórmula, o función, que permite buscar y extraer datos en otro conjunto de datos organizados verticalmente según criterios específicos:

Sintaxis VLOOKUP:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [rangelookup])

Argumentos de VLOOKUP:

  • lookup_value = el valor que desea buscar en el conjunto de datos (primera columna)
  • tabla_array = el rango o la tabla que contiene el valor de búsqueda
  • col_index_num = la columna dentro de la tabla en la que se busca o recupera el valor de retorno
  • rangelookup (opcional) = VERDADERO (coincidencia aproximada), o FALSO (coincidencia exacta)

Por ejemplo, si has recopilado un conjunto de números de teléfono de un evento y quieres ver si algún cliente actual asistió al evento, puedes utilizar VLOOKUP para cruzar los números del evento con los números de tus clientes.

Esta función le permite buscar coincidencias exactas, pero también admite coincidencias aproximadas, de modo que incluso si sus parámetros de búsqueda no coinciden exactamente con lo que hay en su conjunto de datos, VLOOKUP debería proporcionarle resultados que pueden ser lo que está buscando. VLOOKUP es una de las funciones más utilizadas y versátiles de Excel.

Estos son algunos elementos que hay que tener en cuenta al utilizar VLOOKUP:

Tu hoja de cálculo debe estar organizada verticalmente, lo que significa que los datos de los que tiras deben estar listados en columnas
El valor que busca debe aparecer en la columna más a la izquierda, o primera, de su tabla
VLOOKUP no puede mirar a la izquierda de la columna con la que se empieza
Esta función admite comodines para aquellas ocasiones en las que sólo tiene una coincidencia parcial

Es posible que tenga que utilizar VLOOKUP en Microsoft Excel para:

  • Encontrar información importante que' s contenida en una hoja de cálculo grande.
  • Conectar dos informaciones.
  • Fusionar datos que aparecen en diferentes tablas.
  • Organice sus datos en nuevas categorías.
  • Asigne valores a las piezas de información.

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Cómo utilizar VLOOKUP en Excel

Para utilizar VLOOKUP en Excel, abra el programa Microsoft Excel y siga estos pasos:

1. Crea o abre una hoja de cálculo o una tabla

Si ya tienes una tabla de datos con la que trabajar, puedes abrirla como primer paso para utilizar la función VLOOKUP en Excel. Si aún no tienes datos, crea tu hoja de cálculo, asegurándote de organizar la tabla verticalmente con tus datos en filas. Esto se debe a que los valores de búsqueda deben aparecer todos a la derecha de tu columna seleccionada.

Esto no importa mucho cuando el valor de la búsqueda aparece en la columna de la izquierda, pero si, por ejemplo, busca valores en la quinta columna, la función VLOOKUP no extraerá los datos de las columnas primera a cuarta.

2. Determine qué información quiere recuperar

Para poder utilizar VLOOKUP, primero debes conocer los datos que buscas. Esto le ayudará a determinar cómo escribir su función VLOOKUP para que usted's recupere lo que necesita. También puede encontrar que necesita reorganizar su tabla para que su consulta de búsqueda produzca resultados precisos.

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3. Decide cuáles son tus argumentos

VLOOKUP utiliza argumentos para proporcionar los datos que necesitas. Debes conocer cuatro datos importantes y escribir esos detalles en tu consulta VLOOKUP para obtener una coincidencia exacta o aproximada. Los cuatro datos que necesita son

  • Buscar_valor: El argumento del valor de búsqueda es el punto de datos o el valor que está buscando en su tabla.
  • Tabla_array: El argumento del array de la tabla es el rango de celdas que componen tu tabla de datos.
  • Column_index: El índice de la columna es el número de la columna, contando de izquierda a derecha, de la que desea que VLOOKUP recupere un resultado.
  • Consulta_de_rango: Esto es para instruir a VLOOKUP si quieres una coincidencia aproximada o exacta. Si utiliza "TRUE" o "1" en su consulta, está indicando que está bien con una coincidencia aproximada mientras que "FALSE" o "0" significa que quiere una coincidencia exacta.

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3. Escriba su consulta VLOOKUP

Una vez que tenga lista la información de los cuatro argumentos, puede escribir su consulta VLOOKUP en la barra de fórmulas de la parte superior de la pantalla. Por ejemplo, podría escribir su función como:

=VLOOKUP(G2,A2:E9,2,FALSE).

Esta función de entrada traduce que:

  • Te gustaría que los resultados aparecieran en la celda G2 de tu tabla.
  • Su tabla tiene datos en las celdas de A2 a E9.
  • Quieres que VLOOKUP saque los datos de la segunda columna.
  • Usted' prefiere una coincidencia exacta.

A menos que indique que desea una coincidencia exacta, VLOOKUP's por defecto es proporcionar coincidencias aproximadas cada vez, lo que puede ser problemático para algunos conjuntos de datos.

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30. Consejos para utilizar VLOOKUP en Microsoft Excel

Estos consejos pueden ser útiles si necesita utilizar la función VLOOKUP en Excel:

  • Cree varias tablas de búsqueda. Para ello, cree dos rangos y, a continuación, introduzca una función VLOOKUP que tenga en cuenta ambas tablas y se base en los datos que desea recuperar.
  • Realiza una búsqueda bidireccional. El argumento del índice de la columna en la función VLOOKUP está codificado como un número estático. Esto puede convertirse en un índice de columna dinámico utilizando la función MATCH. Esto significa que puede utilizar la función MATCH junto con VLOOKUP para hacer coincidir los datos tanto en las filas como en las columnas de su tabla.
  • Solucionar los retornos #N/A o ERROR. Recibir el error #N/A después de ejecutar la consulta significa simplemente que el valor que se busca no existe en la tabla.
  • Hacer que los errores #N/A se vean mejor. Si quiere conservar el aspecto de su tabla, puede escribir "No se encontró" en su consulta VLOOKUP para sustituir cualquier instancia de #N/A por "No se encontró" en su tabla.
  • Ordene su tabla's primera columna. Es una buena práctica ordenar la primera columna de la tabla para ayudar a la función VLOOKUP a obtener los resultados correctos.
  • Utilice comodines para realizar búsquedas de coincidencias parciales. Para encontrar valores en su tabla que coincidan sólo con parte de su valor de búsqueda, especifique el modo de coincidencia exacta insertando FALSE o 0 para el último argumento de su consulta.
  • Comprueba si hay caracteres no válidos. Para asegurarse de que el VLOOKUP funciona lo mejor posible, elimine cualquier carácter no válido de sus datos. Esto puede incluir espacios extra, comillas u otros caracteres que no contribuyen a los datos que está utilizando. Puede utilizar las funciones CLEAN o TRIM para asegurarse de que no hay espacios al final de las celdas.

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