Diferencias entre un W-2 y un W-9 y cuándo usarlos

El formulario W-2 y el formulario W-9 son documentos fiscales que se aplican cada uno a diferentes categorías de empleados s. Saber qué documentos fiscales utilizar es importante cuando se comienza un nuevo trabajo, especialmente cuando hay varios documentos para elegir. Tanto si trabajas como empleado para una empresa como si eres un contratista independiente o un autónomo, es útil saber qué documentos necesitas completar para la temporada de impuestos. En este artículo, exploramos las diferencias entre el formulario W-2 y el formulario W-9 y discutimos cuál debe usar para registrar la información para sus impuestos.

Guía de formularios para nuevos empleados

¿Qué es un W-2?

Un formulario W-2 incluye la información que el IRS necesita durante la temporada de impuestos sobre su(s) empleador(es), salario e impuestos retenidos durante el año pasado. El formulario detalla cuánto ganaste durante el año, lo que afecta a la cantidad que puedes deber al gobierno o que ellos pueden deberte a ti.

Normalmente, los empleadores envían los formularios W-2 a sus empleados al comienzo de un nuevo año natural o de la temporada de impuestos. Los formularios W-2 tienen que estar legalmente en el correo o ya distribuidos antes del 31 de enero para los ingresos del año anterior. Entonces, los empleados tienen hasta el 15 de abril para utilizar la información de sus W-2 para presentar sus impuestos junto con cualquier otro documento fiscal relevante para calcular las devoluciones o el dinero que aún se debe en impuestos estatales o federales.

Relacionado: Cómo entender el formulario W-2

Cuándo utilizar un W-2

Si usted está clasificado como empleado de una empresa, es probable que reciba un formulario W-2 de su empleador. Un empleado es alguien que está en la nómina de una empresa y que figura en sus documentos fiscales. Los empresarios pueden pagar a sus empleados un salario fijo o por horas.

Es probable que esté clasificado como empleado si gana más de 600 dólares al año por su trabajo y tiene derecho a una discapacidad, a una indemnización por accidente laboral y a la posibilidad de solicitar prestaciones por desempleo en el futuro si alguna vez es necesario. Los empleados suelen conocer su clasificación antes de comenzar su nuevo trabajo, pero siempre es posible preguntar a un superior o investigar un poco si no está completamente seguro de su clasificación.

¿Qué es un W-9?

Un formulario W-9 es un documento que se rellena al inicio de un contrato y que contiene detalles sobre usted que los empleadores utilizan para declarar sus ingresos para sus impuestos. Contiene información personal como tu dirección y tu número de la seguridad social. Tienes que rellenar un formulario W-9 si estás completando un proyecto para una persona u organización como contratista independiente o trabajador autónomo. Los trabajadores que necesitan rellenar un formulario W-9 también suelen tener previsto ganar más de 600 dólares durante el transcurso de su contrato.

Muchos trabajadores del W-9 tienen derecho a deducir de sus impuestos todos los pagos del seguro médico, incluso los de sus cónyuges o dependientes. También puedes reclamar el coste de una oficina en casa si trabajas a distancia multiplicando los metros cuadrados por 5 dólares, según el protocolo del IRS. Estos detalles aparecen en un formulario W-9 y pueden registrarse al principio del empleo.

Relacionado: W-9 vs. 1099: Cuándo y cómo utilizar estos documentos fiscales

Cuándo utilizar un W-9

Puedes rellenar el formulario W-9 cuando empieces a trabajar como contratista independiente o trabajador autónomo. La mayoría de los contratistas independientes reciben un formulario W-9 cuando comienzan su contrato para un empleador. Sin embargo, algunos empleadores exigen un período de prueba para determinar si usted es el adecuado para el trabajo, por lo que podría recibir su W-9 después de que termine este período.

Es responsabilidad de las empresas enviar los formularios W-9 a sus trabajadores, así que si no has recibido uno pero crees que deberías hacerlo, puedes ponerte en contacto con tu empleador para preguntar. Como contratista independiente o trabajador autónomo, los empleadores no tienen que retener los impuestos de tus ganancias, por lo que puede ser útil ahorrar entre el 20 y el 30% de tus ingresos para cuando llegue la temporada de impuestos, en caso de que acabes debiendo algún dinero en concepto de impuestos federales o estatales.

Relacionado: Convertirse en un contratista independiente: Pros y Contras **

Cómo saber si se necesita un W-2 o un W-9

Hay algunos indicadores básicos para saber si debes utilizar un formulario W-2 o un formulario W-9. Si has trabajado como empleado para una empresa en el año anterior, deberías recibir un W-2.

Cuando trabajas como contratista independiente o autónomo, debes rellenar y presentar un W-9. Los contratistas independientes o autónomos que requieren un formulario W-9 también deben ganar 600 dólares o más durante su contrato. Dado que los trabajadores W-9 suelen recibir sus formularios al inicio de sus contratos, es posible que ya haya rellenado su formulario W-9 si ha estado trabajando como autónomo o contratista independiente.

Cuándo no usar un W-9

El formulario W-9 es un documento especializado para contratistas independientes, por lo que es posible que no tenga que rellenar uno si los siguientes requisitos no se aplican a usted:

  • Situación de los empleados: Si se clasifica como empleado de una empresa y no como contratista independiente o autónomo, no es necesario rellenar el formulario W-9.
  • Ganancias: Si gana menos de 600 dólares mientras trabaja para alguien como contratista independiente, no necesita rellenar un formulario W-9.
  • Tareas de trabajo: Si usted' está empleado en un trabajo de servicio como niñera o trabajo de jardinería, no necesita llenar un formulario W-9.
  • Consultas a instituciones financieras: Si no eres un trabajador autónomo o un contratista independiente, puede que recibas un W-9 de una institución financiera como un banco. A veces las organizaciones envían formularios W-9 a los clientes para recopilar información para sus registros o impuestos, pero no siempre es necesario hacerlo, especialmente si no has realizado ningún trabajo para ellos. En este caso, no es necesario que rellene el formulario W-9, ya que la institución probablemente ya tiene su número de identificación fiscal en sus archivos, que pueden utilizar para sus impuestos.

Te recomendamos

120 Habilidades para incluir en su próximo currículum

¿Qué son los objetivos empresariales? Definición, cómo establecer objetivos empresariales y ejemplos

Cómo convertirse en un conductor de camión

Ejemplos de comunicación no verbal en el trabajo

Cómo convertirse en un fotógrafo profesional

12 consejos para aprender y desarrollarse como gerente por primera vez