Formularios de impuestos W-2 vs W-4: ¿Cuál es la diferencia y cómo presentarla?

Como empleado de una empresa o como propietario de un negocio, es probable que tenga que rellenar papeles fiscales. Aunque hay muchos tipos diferentes de formularios que pueden intervenir en el proceso fiscal a lo largo del año empresarial, dos de los más comunes son los formularios W-4 y W-2. Conocer la diferencia entre el W-2 y el W-4 puede hacer que el proceso de completar el papeleo sea más fácil y eficiente.

En este artículo, discutimos el propósito de los formularios W-4 y W-2 y sus diferencias, además de ofrecer algunos consejos para usar los formularios W-4 y W-2.

¿Qué es un W-4?

W-4 es la abreviatura de IRS Form W-4 (Employee's Withholding Allowance Certificate). Los formularios W-4 se utilizan cuando una persona comienza un nuevo trabajo como empleado. Incluyen información como el estado civil, las personas a cargo y las exenciones fiscales. Rellenar un W-4 cuidadosamente cuando se le contrata puede garantizar que se retenga la cantidad correcta de dinero de cada uno de sus cheques de pago. Si usted es propietario de un negocio, es importante proporcionar los W-4 a sus empleados para ayudar a asegurar que su nómina se procesa correctamente y que su declaración de impuestos de negocios también es correcta.

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¿Qué es un W-2?

W-2 es la abreviatura de IRS Form W-2 (Wage and Tax Statement). Los formularios W-2 se envían al final de cada año para informar de los ingresos de los empleados a efectos fiscales. Estos formularios los rellena la empresa e incluyen los salarios ganados, las propinas (si procede) y todos los impuestos que se descuentan del cheque del empleado a lo largo del año, como los impuestos federales sobre la renta, los impuestos de la seguridad social y los impuestos estatales. También se incluyen otros tipos de remuneración, como las prestaciones de jubilación pagadas en nombre del empleado.

Si es propietario de una empresa, la fecha límite para enviar a sus empleados sus formularios W-2 es el 1 de febrero. Si usted es un empleado, puede esperar recibir sus formularios W-2 alrededor de esa fecha. A continuación, tiene hasta el 15 de abril la mayoría de los años para presentar sus impuestos sobre la renta. Los cambios en los plazos de presentación de los impuestos federales suelen ser ampliamente publicitados y comunicados a través de los canales oficiales.

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W-4 vs. W-2

Los formularios W-4 y W-2 reportan información que tiene que ver con los ingresos y las circunstancias personales con el propósito de declarar impuestos. Las principales diferencias entre estos tipos de formularios son el momento en que se rellenan, la persona que los rellena y la finalidad del formulario.

Los empleados rellenan los formularios W-4 al principio de su permanencia en una empresa porque en ellos se pide información sobre el estado civil, las personas a cargo y otros datos personales que afectarán a la forma en que el empleador retiene los impuestos de su sueldo. Los empresarios rellenan los W-2 y los envían a sus empleados anualmente porque incluyen información, como el salario, que afectará a la forma en que los empleados rellenan sus declaraciones de impuestos.

Esencialmente, los formularios W-4 sirven como un conjunto de instrucciones sobre cómo un empleador debe retener los impuestos de un cheque de pago del empleado, y un W-2 es un informe de esas retenciones al final del año. Rellenar ambos formularios correctamente puede ayudar a garantizar un proceso de declaración de impuestos sencillo a nivel federal, estatal y a veces municipal.

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Consejos para rellenar el formulario W-4

Si va a empezar un nuevo trabajo, aquí tiene algunos consejos para rellenar el W-4:

Determinar correctamente su retención

Los procedimientos de retención de impuestos pueden cambiar en función de la normativa más reciente del IRS. Revisar cuidadosamente las expectativas de presentación y las normas fiscales pertinentes puede ayudar a garantizar que el empleador retenga la cantidad correcta de impuestos de cada cheque de pago. Si se retiene demasiado, es posible que reciba un reembolso de impuestos al final del año, o si se retiene demasiado poco, es posible que tenga que hacer un pago de impuestos. El IRS ofrece una calculadora de retenciones de impuestos que puede facilitar la determinación de la cantidad correcta de retenciones de impuestos para usted.

Compruebe dos veces sus cifras

La presentación de un W-4 correcto puede evitar la necesidad de presentar correcciones o cambiar sus retenciones de impuestos en un momento posterior. Revisar cuidadosamente su W-4 cuando comienza un nuevo trabajo puede ahorrar tiempo y esfuerzo a largo plazo.

Considere la temporada de impuestos

Es posible que desee recibir un reembolso de impuestos basado en sus circunstancias financieras personales. Si es así, puede hacer que le retengan impuestos adicionales de su sueldo a lo largo del año. Puede añadir esta información a su W-4 cuando rellene la documentación de la nueva contratación. Considere la posibilidad de consultar con un profesional de los impuestos para discutir los detalles de sus circunstancias específicas antes de presentar su W-4.

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Consejos para entender un formulario W-2

Estos son algunos consejos para revisar y consultar su W-2 cuando presente sus impuestos:

Revisar la información reportada

Los formularios W-2 suelen ser precisos, y la mayoría de los empleadores controlan cuidadosamente sus registros. Si recibe un W-2 con un error, corregirlo rápidamente puede agilizar el proceso fiscal. Los empleadores a menudo pueden corregir fácilmente un problema, como una falta de ortografía. Si nota un problema con sus ingresos declarados (por ejemplo, si los totales de su talón de pago del año no coinciden con su W-2), pida a su empleador más información o póngase en contacto con el IRS si la discrepancia es significativa. Si su dirección es antigua o incorrecta, puede seguir utilizando el W-2 tal y como está cuando prepare sus declaraciones de impuestos.

Conserve una copia

El paquete que recibe con sus formularios W-2 suele incluir varias copias de ese documento. Si utiliza un servicio de preparación de impuestos de terceros para completar sus impuestos, puede guardar una copia de su W-2 como referencia en sus propios archivos. Guarde las versiones electrónicas de sus documentos en un lugar seguro (como un disco duro cifrado) para mantener la seguridad de su información privada.

Considere sus retenciones

Cuando reciba su W-2 a final de año, puede que descubra que su obligación fiscal difiere de lo que había previsto al rellenar su W-4. Aunque también puede comprobar sus talones de pago a lo largo del año para asegurarse de que su retención de impuestos es correcta, también podría notar la diferencia por primera vez cuando reciba su W-2. Puede utilizar esta información para ajustar sus retenciones futuras si es necesario.

Consejos sobre el W-2 y el W-4 para las nóminas

Utilice estos consejos si usted' está preparando los formularios W-2 y W-4 para la nómina:

Proporcione información, no consejos

Los empleadores están obligados a proporcionar los formularios fiscales adecuados a sus empleados, como el W-4, y a enviar los W-2 correctos a final de año. Se espera que los empleados rellenen el formulario W-4 con exactitud y utilicen el formulario W-2 correctamente para presentar sus impuestos cada año. Como profesional de RRHH o contable, es importante recordar que aunque usted puede proporcionar información sobre las normas y reglamentos fiscales, sólo el empleado puede rellenar su W-4. Proporcionar asesoramiento fiscal más allá de sus credenciales oficiales puede introducir responsabilidad y otras complicaciones adicionales.

Corrige con cuidado

Revise cuidadosamente la entrada de datos para asegurarse de que su sistema de nóminas refleja con exactitud la información de sus empleados' W-4. Del mismo modo, la atención cuidadosa a los detalles al preparar los W-2 de los empleados puede reducir la probabilidad de hacer correcciones más tarde.

Utilice la tecnología cuando sea necesario

Las herramientas digitales para procesar los formularios de impuestos y las nóminas pueden agilizar el proceso de papeleo fiscal de sus empleados. Si opta por utilizar una aplicación o un software para las nóminas y los impuestos, investigue a fondo las herramientas disponibles para asegurarse de que son las adecuadas para su negocio en particular. También puede optar por reafirmar que las herramientas digitales seleccionadas se ajustan a todas las leyes fiscales y de privacidad pertinentes antes de comenzar el proceso de introducción de datos.

PREGUNTAS FRECUENTES: ¿Tiene un contratista independiente que rellenar un W-4?

Los contratistas independientes no están obligados a rellenar un W-4 y no reciben un W-2. En su lugar, rellenan un formulario llamado W-9, abreviatura de IRS Form W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification). Al final del año, los contratistas reciben un formulario llamado 1099-MISC en lugar de un W-2. Los contratistas independientes suelen ser responsables de pagar sus propios impuestos sobre los ingresos que han obtenido. Esto es diferente de un acuerdo entre empleador y empleado porque un empleador retiene los impuestos para el empleado.

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