W-4 vs. W-9: ¿Cuál es la diferencia? (Con preguntas frecuentes)

Cuando hay impuestos de por medio, es importante entender los diferentes formularios para poder rellenar los documentos adecuados correctamente. Los empleadores pueden orientarle en la cumplimentación de ciertos formularios, pero otros pueden depender de usted y de su situación fiscal única. Dos de los formularios más comunes son el Formulario W-4 y el Formulario W-9. En este artículo, explicamos más sobre los formularios W-4 y W-9, compartimos las diferencias entre ambos formularios y respondemos a algunas preguntas frecuentes sobre el formulario W-9.

¿Qué es un W-4?

El W-4, o Certificado de Retención del Empleado, es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que debe rellenar cuando empieza a trabajar en una empresa. Este formulario informa a su empleador de sus obligaciones fiscales para que sepa cuánto dinero debe retener de sus nóminas a lo largo del año. Es responsabilidad del empleado rellenar este formulario de forma precisa y completa para que la empresa pueda retener la cantidad adecuada de impuestos, que suele basarse en las asignaciones que tiene.

Mientras rellena el formulario W-4 al principio del empleo, puede elegir retener más dinero del requerido para tener más posibilidades de obtener un reembolso de impuestos al final del año. Si no rellena el W-4 correctamente o no retiene suficientes impuestos a lo largo del año, puede deber más impuestos al IRS al final del año.

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¿Qué es un W-9?

El W-9, o Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, es un formulario del IRS que puede necesitar rellenar si usted' es un trabajador autónomo, por cuenta propia o realiza un trabajo por contrato para una empresa. Usted rellenaría este formulario para compartir su información fiscal con el empleador que usted' está trabajando en esta capacidad. Si el empleador le paga más de 600 dólares a lo largo del año fiscal, utiliza la información de su W-9 para rellenar un formulario 1099-MISC que le envía con la cantidad total que le ha pagado. El empleador también debe enviar una copia del formulario 1099-MISC al IRS para informar de sus pagos.

El formulario W-9 debe incluir su:

  • Nombre completo: Asegúrate de compartir tu nombre legal completo para que todas las partes registren tu información con precisión.
  • Número de identificación fiscal (NIF): Puede ser tu número de la seguridad social (SSN) si te presentas sólo como persona física o tu número de identificación como empleador (EIN) si operas como empresa oficial y utilizas tu empresa para realizar tus trabajos por encargo, cobrando a través de tu empresa una vez que una organización te paga.
  • Nombre de la empresa: Si usted' está operando como un negocio, usted' tendrá que incluir el nombre de su empresa'.
  • Entidad comercial: Hay muchos tipos de entidades empresariales, como las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) y las sociedades colectivas, así que incluya la suya en el formulario W-9 si está declarando como empresa.
  • Exenciones: Si tiene un código de beneficiario exento o puede acogerse a otro tipo de exención, debe revelar esta información. Normalmente, sólo algunas entidades deben rellenar este apartado.
  • Dirección: Esto es en parte para fines de identificación y para que el IRS no tenga ningún problema con la coincidencia de estos formularios con sus otros documentos fiscales.
  • Firmar: El W-9 debe terminar con una firma para afirmar que todo lo que contiene el formulario es correcto.

El formulario W-9 es importante porque las empresas que contratan a personas que no son empleados oficiales tampoco retienen ninguno de los impuestos requeridos, como los impuestos federales o los de la Seguridad Social, para estos contratistas independientes. En su lugar, el autónomo es responsable de pagar estos impuestos él mismo.

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Formularios W-4 vs. W-9

La diferencia entre el Formulario W-4 y el Formulario W-9 es que el Formulario W-4 es para los empleados y el Formulario W-9 es para los proveedores, contratistas independientes, trabajadores autónomos y otras personas que reciben una compensación no laboral de una empresa. La otra diferencia es que los empresarios utilizan el W-4 como orientación para saber cuántos impuestos deben retener a sus empleados, pero utilizan el W-9 con fines informativos y para su propio registro.

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Preguntas frecuentes sobre los formularios W-9

Revise estas preguntas frecuentes con respuestas sobre el Formulario W-9 para entender más sobre él:

¿Quién puede solicitar que rellene un formulario W-9?

Las empresas que te emplean como autónomo, contratista independiente o proveedor, o las que son tus clientes de pago, pueden pedirte que rellenes un formulario W-9 para poder controlar cuánto dinero te pagan por tus servicios. Otros pueden pedirte que rellenes un W-9, incluidas las instituciones financieras y las empresas de regalos. Asegúrate de comprobar la validez de su solicitud para no compartir tu información personal con quien no debes.

¿Estoy sujeto a la retención adicional?

Usted sabrá si está sujeto a la retención de seguridad porque el IRS le enviará una carta informándole de su situación obligatoria. La mayoría de las personas que están sujetas a la retención adicional no informaron de toda su información en una declaración de impuestos anterior.

¿Debo introducir mi SSN o EIN en el formulario W-9?

El hecho de que deba introducir su número de seguridad social o su número de identificación de empleador en su W-9 depende del tipo de negocio que tenga. Si no tiene un negocio, y está declarando todos sus ingresos bajo sus impuestos personales, entonces es probable que no tenga un EIN que considerar y debe usar su SSN. Si tiene un negocio, el tipo de negocio que tiene determina el número de identificación fiscal que debe utilizar en el formulario W-9.

Por ejemplo, un propietario único puede utilizar cualquiera de los dos, mientras que una corporación debe utilizar el EIN de la entidad. Sin embargo, hay muchas situaciones únicas y lo mejor es consultar con un profesional de los impuestos sobre qué número de identificación se debe utilizar en función de cómo se ha configurado la entidad comercial.

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¿Tengo que rellenar el formulario W-9?

El formulario W-9 no siempre es necesario, aunque la empresa con la que usted hace negocios puede exigirlo como parte de su política, ya que el IRS puede multar a cualquier empresa que no cumpla con las regulaciones y requisitos. Si te niegas a rellenar el formulario W-9, la empresa con la que trabajas te retendrá un determinado porcentaje de tu sueldo, de acuerdo con las leyes fiscales vigentes, para que puedan seguir cumpliendo.

¿Cuál es la validez de un W-9?

Un W-9 no caduca, aunque su relación con la empresa o el cliente sí. Si lo hace, es probable que ya no necesiten tus datos fiscales y no deberías recibir un 1099-MISC de ellos.

¿Cómo debo presentar el formulario W-9?

Dado que el formulario W-9 contiene información sensible y personal, lo mejor es entregarlo a la empresa de forma segura. Considere la posibilidad de enviar el formulario por correo o entregarlo en persona. También puede utilizar un servicio de encriptación para enviarlo si lo transmite por correo electrónico.

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