W-9 vs. 1099 formularios de impuestos: ¿Cuál es la diferencia?

Los formularios W-9 y 1099 son documentos fiscales que suelen utilizar las empresas y los contratistas independientes cuando trabajan juntos. Es importante entender cuándo hay que utilizar cada uno de estos documentos para poder proporcionar la información correcta a los empleadores y a las instituciones financieras, así como para presentar correctamente sus impuestos al final del año.

En este artículo, discutimos lo que es un W-9, lo que es un 1099 y las situaciones apropiadas en las que utilizar cada uno.

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¿Qué es un W-9?

El W-9 es un formulario utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y también se conoce como Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación. Este formulario lo entregan los empleadores a los empleados, contratistas y autónomos. El propósito de este formulario es recopilar información fiscal precisa del empleado para que el empleador pueda reportar correctamente los pagos de ingresos.

Dentro del W-9, se le pedirá que rellene información como su:

  • Nombre
  • Dirección
  • Número de la Seguridad Social
  • Clasificación fiscal federal

El W-9 será devuelto al empleador, con su firma en la parte inferior. El empleador mantendrá una copia del W-9 en el archivo, en caso de que el IRS los audite, pero no necesitan presentar el W-9 al IRS. El propósito del W-9 es simplemente para que el empleador tenga la información correcta con respecto a los empleados con los que está trabajando cuando llegue el momento de presentar otros formularios durante la temporada de impuestos.

Los empresarios deben dar a los contratistas y autónomos un W-9 para que lo rellenen una vez que empiecen a trabajar. De este modo, si el autónomo o contratista gana más de 600 dólares (el umbral para presentar un formulario 1099 a final de año), ya tendrá toda la información que necesita. Puedes encontrar la versión más reciente del formulario W-9 en el sitio web del IRS.

Estas son algunas diferencias clave entre los formularios W-9 y 1099:

W-9 1099
Propósito Proporciona al empleador información correcta para la documentación de impuestos y pagos Proporciona información de impuestos del IRS sobre las ganancias del contratista
Responsable Solicitado por el empresario o la entidad financiera y rellenado por el contratante Puede ser rellenado y archivado por empresarios y contratistas
Detalles del archivo No se envía a Hacienda Debe presentarse a Hacienda antes del 31 de enero
Frecuencia Sólo debe volver a presentarse si cambia la información Deben presentarse a Hacienda cada año fiscal que los contratistas estén empleados

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P&R: ¿Necesito un W-9?

Sólo debe rellenar el formulario W-9 si su empleador o institución financiera se lo pide para que tengan la información correcta para procesar su pago y la documentación fiscal. Este formulario es sólo para fines de documentación institucional, no para enviarlo a Hacienda. Si cualquier otra institución o individuo le pide un W-9, debe proceder con precaución e investigar diligentemente quiénes son y qué quieren con su información.

Estas son las situaciones más comunes en las que puede ser necesario rellenar un formulario W-9:

  • Para las instituciones financieras con las que abra nuevas cuentas o invierta
  • Para los empresarios que contratan
  • Para las personas u organizaciones que cancelan o liquidan una deuda que les corresponde

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Plazo de impuestos para un W-9

Históricamente, la fecha límite para presentar sus impuestos es el 15 de abril. Dado que los W-9 no van directamente al IRS, no hay necesariamente una fecha límite para presentar el W-9, específicamente. Sin embargo, los documentos fiscales informados por el W-9 deben presentarse antes de la fecha límite federal y el W-9 debe completarse antes de comenzar a trabajar con un empleador.

¿Qué es un 1099?

Un 1099 es un documento o una serie de documentos utilizados por el IRS para hacer un seguimiento de los diferentes tipos de ingresos, distintos del salario, recibidos de un empleador. Al final de cada año, es responsabilidad de la persona que paga proporcionar un formulario 1099 completo a la persona a la que paga. Por ejemplo, si una empresa contrata a un autónomo, rellenará uno de los documentos 1099 y lo enviará al autónomo antes del 31 de enero.

Los diferentes tipos de documentos 1099 incluyen:

1099-MISC

Este documento es para cualquier persona que haya contratado a un contratista o trabajador independiente y que le haya pagado más de 600 dólares. Los empleadores están obligados a rellenar y enviar un formulario 1099-MISC por cada contratista independiente con el que trabajen y que alcance el umbral de ingresos. Los empleadores enviarán una copia tanto al contratista independiente como al IRS. Los contratistas independientes deben esperar recibir una copia de este formulario de cada entidad a la que hayan prestado servicios durante ese año.

1099-INT

El 1099-INT suele proceder de los bancos en los que usted tiene cuentas que devengan intereses. Los intereses que gana en las inversiones están sujetos a impuestos y, por lo tanto, deben declararse a Hacienda.

1099-DIV

Al igual que el 1099-INT, el 1099-DIV informa sobre sus dividendos de inversiones en acciones. Cuando una corporación hace un pago directamente a los accionistas en forma de dividendos, este ingreso se reporta en el 1099-DIV. El formulario 1099-DIV se lo proporcionará la empresa de inversión.

1099-C

Si se le cancela una parte de su deuda, esta cancelación es tratada como ingreso por el gobierno federal. Por ejemplo, si una compañía de tarjetas de crédito decide que usted ya no necesita pagar su saldo, le enviará un formulario 1099-C para documentar la cantidad de deuda que le han cancelado.

1099-G

El formulario 1099-G es utilizado por las agencias gubernamentales para informar de cualquier ingreso que hayas recibido de ellas. Esto podría incluir beneficios de desempleo o reembolsos de impuestos sobre la renta. Cualquier persona que reciba beneficios de desempleo durante el año debe recibir un 1099-G del gobierno y reportar los ingresos en sus declaraciones de impuestos.

1099-R

Si retira dinero de su cuenta IRA, esta cantidad se grava como ingreso. Las personas recibirán un formulario 1099-R al final del año que informa del importe total de las retiradas que ha realizado durante el año. El formulario también suele mostrar la cantidad imponible en el propio formulario.

1099-K

El formulario 1099-K se suele utilizar cuando se reciben pagos a través de tarjetas de débito, crédito o valoradas en tiendas. Esto es común para los minoristas en línea que aceptan pagos con tarjeta en línea. Recibirá un 1099-K de los procesadores de terceros si completó más de 20.000 dólares en ventas y si hubo más de 200 transacciones individuales.

1099-S

Un formulario 1099-S se utiliza para informar de los ingresos obtenidos de las transacciones inmobiliarias. Esto puede incluir la venta de una propiedad o los ingresos por alquiler. Es responsabilidad del vendedor' rastrear y presentar toda la información pertinente sobre la venta al IRS.

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¿Quién debe rellenar un 1099?

Tanto las empresas como los particulares pueden necesitar rellenar un 1099. Por ejemplo, los empleadores enviarán formularios W-9 cuando empiecen a trabajar con un contratista independiente para recoger su información fiscal, pero también rellenarán un 1099 al final del año para registrar el total de los pagos que hicieron a ese contratista.

Las personas físicas tienen que rellenar el W-9 si trabajan como autónomos o contratistas independientes. También tendrán que presentar un 1099 a Hacienda al final del año por cada empresa a la que hayan proporcionado productos o servicios. Las personas también pueden recibir un 1099 por otros ingresos, como los intereses de las inversiones o si aceptan pagos en línea a través de tarjetas de crédito o débito.

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Fecha límite de impuestos para un 1099

El formulario 1099 debe completarse y presentarse al IRS antes del 31 de enero, tanto si se presenta por correo electrónico como en papel.

Cuándo utilizar un W-9 frente a un 1099

El formulario que debe utilizar dependerá en gran medida de quién solicite la información. Si usted es un contratista independiente y la empresa con la que trabaja necesita información sobre usted, entonces tiene que presentar un W-9. Si es el gobierno federal el que solicita la información, entonces necesitará uno de los formularios 1099 para informar sobre sus diversas fuentes de ingresos. En el caso de los empleadores, son tanto los contratistas como el gobierno federal los que solicitan información, en cuyo caso tendrá que presentar dos copias de un formulario 1099.

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